Hoe implementeer je RPA in je organisatie?

Stappenplan

Er zijn een paar duidelijke hoofdstappen te doorlopen om ervoor te zorgen dat RPA een succes wordt. Daarnaast is er ook de afweging of je dit traject intern wilt aanpakken, wilt werken met hulp van buitenaf, of het volledig uitbesteedt.

1. Bepaal het doel

RPA is een middel om tot een doel te komen, niet een doel an sich. Wat is de reden dat je met RPA aan de slag wilt? Welke afdeling(en) wil je hiermee ontzorgen? Wil je geld gaan besparen, bepaalde mensen vrijspelen voor andere werkzaamheden? Worden er veel menselijke fouten gemaakt die geëlimineerd moeten worden?  Het is belangrijk hier over na te denken voordat je aan de slag gaat. Dit bepaalt ook mede de keuzes die je in het traject gaat nemen. 

2. Beoordeel processen

Als je het doel helder hebt kan je bekijken welke processen je graag zou willen automatiseren. Hierbij is het belangrijk om deze processen kritisch te beoordelen en waar nodig aan te passen. Er zijn namelijk een paar criteria waar een proces aan moet voldoen om geschikt te zijn voor RPA:

• Het proces moet volwassen genoeg zijn. Hiermee bedoelen we dat het proces niet elke week verandert. Dit zou namelijk inhouden dat ook de RPA robot elke week aan moet worden gepast.
• Het proces moet een bepaalde logica volgen. Je kan veel scenario’s inbouwen in een RPA robot, maar deze moeten wel van tevoren bedacht en aangeleerd worden. Als je een proces hebt die geen logica volgt en elke keer een nieuwe handeling vereist, is RPA niet geschikt.
• Het proces moet rendabel zijn. Als je een bepaalde handeling één keer per maand een kwartier lang uit voert heeft het geen zin hier een RPA robot voor te bouwen. In de regel is het zo dat hoe langer je met een bepaald proces bezig bent per week, hoe meer het loont deze te automatiseren.

3. Selecteer proces en breng in kaart

Het voordeel van automatiseren met RPA is dat je per robot kunt bouwen en dus ook al snel een eerste proces geautomatiseerd kunt hebben. Hoewel het logisch lijkt om het meest rendabele proces als eerste beet te pakken is dit niet altijd het handigst. Een goede tip als je voor het eerst begint met RPA is om met een klein, niet bedrijfs-kritisch proces te beginnen. Dit geeft je de kans om te wennen aan de nieuwe technologie zonder dat er grote problemen kunnen ontstaan. Daarna kan je het stap voor stap verder uitrollen en komen de grote verbeteringen vanzelf aan bod. 

Een goede tip als je voor het eerst begint met RPA is om met een klein, niet bedrijfs-kritisch proces te beginnen.

Hierna is het belangrijk om het proces goed en gedetailleerd in kaart te brengen zodat de RPA robot goed gebouwd kan worden en het goed te volgen is wat de robot precies doet. Probeer hier zo veel mogelijk als / dan scenario’s te bedenken en vast te leggen die van toepassing zijn.

4. Bouw de RPA robot

Je bent nu klaar om de robot daadwerkelijk te bouwen. Dit doe je met RPA software. Hierbij heb je twee keuzes, cloud oplossingen of een lokale oplossing. Het voordeel van cloud oplossingen is dat je deze vaak als abonnementsvorm af kunt nemen en deze altijd up-to-date zijn. Het grootste nadeel is dat ze minder geschikt zijn om systemen op lokale servers te benaderen. Het alternatief is werken met een lokale oplossing. Deze moet je in je netwerk installeren. Het voordeel is dat deze vorm makkelijker met lokale systemen kan samenwerken. Het nadeel is dat dit vaak hogere licentiekosten met zich mee brengt en regelmatig moet worden geupdate. 

Voordat je de RPA robot in gebruik neemt is het uiteraard belangrijk deze goed te testen. Loop alle scenario’s door die je bij het in kaart brengen van het proces genoteerd hebt. Ook is het een goede tip om eigen accounts te maken voor de RPA robot in de systemen waar deze moet inloggen. Zo kan je achteraf nog achterhalen wat deze heeft gedaan.

5. Laat de robot voor je werken

De RPA robot is nu klaar om voor je te werken! Eindelijk hoef je de saaie klusjes niet meer zelf te doen. Wel is het belangrijk regelmatig te kijken of de robot nog goed werkt. Een nadeel aan RPA technologie is namelijk dat als er iets fundamenteel wijzigt in de systemen waar de robot in werkt, de robot ook moet worden aangepast om te blijven werken. 

Volledige ontzorging

Het implementeren van RPA kost veel tijd en vraagt ook specifieke kennis van je organisatie. Enerzijds proces kennis voor het goed beoordelen, in kaart brengen en verbeteren van de processen, anderzijds it-kennis voor het programmeren en onderhouden van de RPA robots. Een mooie oplossing wat nu ook bestaat zijn partijen, zoals VionA, die het hele traject voor je uit handen kunnen nemen. VionA neemt je stap voor stap mee in het traject en zorgt er voor een maandelijkse fee voor dat je geen omkijken hebt naar de RPA robots. Een bijkomend voordeel is dat deze oplossing al vanaf het eerste proces loont omdat je per proces betaalt.

VionA neemt je stap voor stap mee in het traject en zorgt er voor een maandelijkse fee voor dat je geen omkijken hebt naar de RPA robots.

Kijk hier voor inspiratie en voorbeelden van mogelijkheden.