E&A

Bij VionA beginnen we niet met een technologie, maar met de organisatie. Eerst willen we begrijpen waar het knelt, welk proces de meeste winst oplevert en wat daar technisch bij past. Daarna bouwen we. Zo werken we ook met E&A, een uitzendbureau met meerdere vestigingen en onderdeel van de Proman Group. Wat begon met één automatisering is uitgegroeid tot een samenwerking waarin we steeds opnieuw samen kijken welk proces aan de beurt is. Contractverlenging is daar het meest recente voorbeeld van.

Het groeitraject

• De start: de eerste automatisering voor E&A was het aanmaken van huisvestingsovereenkomsten (huurcontracten). Door nieuwe wetgeving moesten die vanaf juli 2024 los van de arbeidsovereenkomst worden opgesteld, elke week opnieuw voor honderden kandidaten.
• Een logisch vervolg: de automatisering beviel zo goed dat het opzeggen van huisvestingsovereenkomsten er binnen een paar maanden bij kwam.
• Vertrouwen als vervolg: E&A was tevreden over deze automatiseringen en kwam steeds terug voor het volgende proces. Zo volgden het verwerken van bekeuringen en de bijtellingscontrole van het wagenpark.
• Het volgende knelpunt: het verlengen en beëindigen van contracten. Dit proces kwam bij elke vestiging elke dag terug en was volledig handmatig.

Het volgende proces: contractverlenging

Het knelpunt. Uitzendbureaus werken met veel kortlopende contracten, zowel plaatsingscontracten (de kandidaat bij de opdrachtgever) als kandidaatcontracten (de kandidaat bij E&A zelf). Bij elk aflopend contract moest een medewerker uitzoeken of het verlengd of beëindigd moest worden, onder welke voorwaarden, en of iemand naar een volgende contractfase overging. Bij duizenden actieve contracten, vaak met looptijden van bijvoorbeeld vier weken, is dat een continue stroom werk.

De oplossing. We hebben een automatisering gebouwd die het proces in drie stappen overneemt: signaleren, beslissen en verwerken. Het werk van medewerkers verschuift zo van alles zelf uitzoeken en invoeren naar alleen een keuze bevestigen.

Hoe we de samenwerking inrichten

• De technologie volgt het proces: deze automatisering draait volledig op RPA en API-koppelingen, zonder AI. We kozen die technologie omdat het proces erom vroeg. AI inzetten had hier niets toegevoegd. Bij het verwerken van bekeuringen zetten we juist wel AI in, omdat daar PDF's van het CJIB uitgelezen moeten worden.
• Stap voor stap uitrollen: E&A is gestart bij twee vestigingen, bewust de grootste en de vestiging met de meest complexe contracten. Als de automatisering daar standhoudt, werkt ze overal. Daarna volgt de rest.
• Eenvoudig monitoren voor E&A: zij hoeven alleen de archieflijst in de gaten te houden. Daar staat per contract of de automatisering het heeft afgehandeld (geslaagd), of er een afgesproken uitzondering is herkend (taak aangemaakt), of er iets is vastgelopen. In dat laatste geval ligt het oppakken volledig bij VionA.
• Duidelijke afspraken bij storingen: bij een melding reageren wij binnen 24 uur en lossen we het binnen 48 uur op.
• Doorlopend verbeteren: als er iets verandert in het proces of in het systeem waarin de automatisering werkt, bespreken we met E&A of er een nieuwe check of aanpassing nodig is. Zo blijft de automatisering meebewegen met de praktijk.

Hoe het proces nu loopt

Sinds afgelopen zomer draait de automatisering bij de eerste twee vestigingen. Elke nacht worden alle contracten gecontroleerd, en 's ochtends staat voor de vestiging klaar welke contracten een actie nodig hebben. Medewerkers bevestigen met een klik wat er moet gebeuren, en de automatisering verwerkt het direct in HelloFlex. Verlengacties lopen inmiddels standaard via de automatisering, zodat het team zijn tijd kan besteden aan kandidaten en opdrachtgevers in plaats van aan contractadministratie. De volgende stap is de uitrol naar de overige vestigingen, zodat elke vestiging van dezelfde werkwijze profiteert.

Voor wie is dit interessant?

Deze case laat zien wat er ontstaat als automatisering geen eenmalig project is, maar een samenwerking waarin steeds een volgend proces aan de beurt komt. Dat geldt voor elke organisatie, in elke branche. Processen veranderen, groeien en komen op een bepaald moment aan vervanging toe, en dan is het waardevol om een partner te hebben die structureel meedenkt in plaats van alleen een los systeem op te leveren. VionA denkt met klanten mee over hun hele organisatie: niet alleen over het proces dat vandaag wordt geautomatiseerd, maar ook over wat er morgen aan de beurt is.