Luba

Al enkele jaren werkt VionA samen met Luba, een uitzendorganisatie binnen de Proman Group. Wat begon met één automatisering is uitgegroeid tot een portfolio van zes processen en een vaste kwartaalcyclus.

We zijn geen leverancier van losse automatiseringen, maar een strategische partner die de hele organisatie van Luba efficiënter maakt.

Het groeitraject: van één knelpunt naar een portfolio

Wat begon als één geïsoleerd knelpunt, contracten verlengen, groeide uit tot een portfolio van zes processen. Als grootste uitzendbureau voor het mkb heeft Luba dagelijks tientallen contracten die aandacht nodig hebben: verlengen met dezelfde voorwaarden, nieuwe voorwaarden, of beëindigen. VionA zoekt op welke contracten een actie nodig hebben en stuurt de betreffende vestiging de nodige informatie en haalt het besluit op voor het gewenste vervolg. Op basis van dat antwoord stelt de automatisering het nieuwe contract op, rondt het lopende contract af en informeert de kandidaat over het vervolg, een secuur proces dat zich uitstekend leent voor automatisering. Luba automatiseerde niet alles in één keer, maar deed dit stapsgewijs zodat de organisatie hier goed in meegenomen kon worden. VionA zorgt hierbij voor de nodige expertise en begeleiding.

Al snel volgde een tweede automatisering: de wekelijkse handmatige controle van jeugdschalen, minimumloon en fasewijzigingen, waarbij gecontroleerd moest worden welke kandidaten binnen twee weken jarig waren (met impact op het minimumloon) of van fase A naar fase B gingen, waarna de vestiging moest worden gevraagd wat er moest gebeuren.

Vervolgens kwam het verwerken van betermeldingen erbij. Deze moesten handmatig worden opgehaald in een portaal van de verzuimdienst en verwerkt in HelloFlex. Dit bespaarde niet alleen bijna 20u per week, maar zorgde er ook voor dat betermeldingen sneller verwerkt waren, waardoor uitzendkrachten weer eerder terug aan het werk waren, wat de omzet weer ten goede komt. De ontwikkelkosten waren hierbij binnen 5 maanden terugverdiend.

Daarna volgde een aanpak voor de terugkerende piekbelasting rond cao-wijzigingen. Waar voorheen Excels en mails rondgestuurd moesten worden om per klant en vestiging aanpassingen te inventariseren, nam de automatisering het verzamelen en najagen van reacties over. Dit werd later ook uitgebreid met het verwerken van deze mutaties in HelloFlex.

Waar VionA het verschil maakt is het constant verbeteren en optimaliseren van de automatiseringen op basis van de laatste technologieën. Om ook de kracht van AI maximaal te benutten is er recent een complete processcan geweest van de backoffice.

Hoe de samenwerking dit mogelijk maakt

Dit groeitraject is geen toeval. Het draait op een vaste structuur die ervoor zorgt dat nieuwe knelpunten bij Luba niet blijven liggen tot iemand er expliciet naar vraagt:

• Kwartaalmeetings: een vast overlegmoment waarin de werking van de huidige automatiseringen wordt besproken, maar ook nieuwe knelpunten en automatiseringskansen.
• Continu verbeteren: voor kleinere aanpassingen hoeft Luba niet telkens een nieuw offertetraject in; VionA geeft vooraf aan welke werkzaamheden en tijdsinzet nodig zijn, en de aanpassing wordt direct opgepakt.
• Naadloos geïntegreerd: de automatiseringen halen hun signalen op uit de omgeving waar Luba-medewerkers al werken, zodat er geen nieuw systeem geleerd hoeft te worden.

Voor wie is dit interessant?

Deze case laat zien wat er ontstaat wanneer automatisering niet als eenmalig project wordt ingekocht, maar als doorlopende samenwerking wordt ingericht. Dat geldt niet alleen voor uitzendorganisaties: elke organisatie heeft processen die na verloop van tijd veranderen, uitbreiden of aan vervanging toe zijn en waar het waardevol is om een partner te hebben die daar structureel in meedenkt, in plaats van alleen een los systeem oplevert en weer vertrekt. VionA denkt met klanten mee over hun hele organisatie: niet alleen over het proces dat vandaag wordt geautomatiseerd, maar ook over wat er morgen aan de beurt is.