Belangrijkste resultaten

• 10-15 minuten winst per onboarding: Bij zo'n 50 onboardingen per maand bespaart dit ongeveer 12.5 uur aan administratief werk.
• Minder druk in piekperiodes: De robot schaalt moeiteloos mee waardoor er geen extra druk is tijdens piekperiodes.
• Altijd compleet: De robot maakt geen fouten waardoor er geen herstelwerk meer nodig is.

De uitdaging: 15 minuten werk per onboarding

Zodra een medewerker van Eastmen bij een nieuwe opdrachtgever aan de slag gaat, moest HR in Easy Flex To Go een nieuwe onboarding starten. Dat zag er zo uit:

• Bedrijfsselectie: Handmatig de juiste opdrachtgever opzoeken en selecteren.
• Contactgegevens: Informatie van de contactpersoon bij het bedrijf invullen.
• Contract- & Persoonsgegevens: Contractinformatie invoeren en alle relevante data van de medewerker erbij zoeken en invullen.

Per onboarding kostte dat al snel 15 minuten. Met gemiddeld 50 onboardingen per maand liep dit op tot ongeveer 12.5 uur per maand aan puur klikwerk. Er gingen niet per se veel dingen fout, maar het kostte simpelweg te veel tijd voor iets dat elke keer hetzelfde is.

‍

De oplossing: onboarding volledig geautomatiseerd

De VionA-robot neemt nu de volledige start van het onboardingsproces over:

• De robot logt in op Easy Flex To Go, vult alle velden in (bedrijf, contactpersoon, contractgegevens, medewerker) en start de onboarding.
• Na afloop stuurt de robot automatisch een terugkoppeling: geslaagd of met foutmelding als er gegevens ontbreken of onjuist zijn.

Aan de kant van Eastmen is het proces zo ingericht dat de start van de onboarding automatisch bij de robot terechtkomt. Daardoor is het proces volledig geautomatiseerd en hoeft HR niets meer handmatig te doen.

Voor wie is dit interessant?

Dit type automatisering is typisch herkenbaar voor uitzendbureaus en detacheerders die:

• Nieuwe plaatsingen van bestaande medewerkers bij andere opdrachtgevers.
• Terugkerende, repeterende invoer in systemen zoals Easy Flex To Go.
• Standaard onboardingstappen die elke keer hetzelfde zijn.

Overal waar dezelfde stappen steeds opnieuw worden uitgevoerd, kan een robot het overnemen waardoor jouw werknemers belangrijkere taken kan uitvoeren.

Ook het onboardingproces automatiseren?

Heb jij een uitzend- of detacheringsbureau en herhaalt jouw team elke dag dezelfde onboardingstappen in systemen zoals Easy Flex To Go? Dan kunnen we waarschijnlijk hetzelfde doen als bij Eastmen: de start van de onboarding volledig automatiseren.

Plan een korte verkenning en bereken direct hoeveel uren jouw team kan besparen.