Het probleem: uren overtypen voor 200 medewerkers

WerkTalent ontving wekelijks Excel-bestanden van 6 verschillende opdrachtgevers. Elk bestand had een eigen opmaak, eigen kolommen en een eigen logica voor toeslaguren. Het team moest die bestanden dan regel voor regel handmatig verwerken in HelloFlex:

• Elk Excel-format per opdrachtgever apart interpreteren.
• Per medewerker de juiste urenregels opzoeken en controleren.
• Uren, overwerk en toeslagen één voor één invoeren in het systeem.

Het gevolg: Met zo'n 200 medewerkers per week liep dit snel op tot 15 uur puur overtypen — een taak die niemand graag deed en die geen enkele fout mocht bevatten.

‍

De oplossing: van Excel naar HelloFlex zonder menselijke tussenkomst

De VionA automatisering neemt het volledige proces van Excel tot HelloFlex over. De enige actie die WerkTalent nog doet, is de Excel-bestanden doorsturen naar een vast emailadres.

• E-mail als trigger: Zodra het bestand binnenkomt, pakt de robot het op en start de verwerking automatisch.
• Automatische formaatherkenning: De robot herkent welk format bij welke opdrachtgever hoort en vertaalt uren en toeslagen naar de juiste logica.
• Foutloze invoer in HelloFlex: De robot logt in, zoekt de juiste medewerker op en vult alle urenregels correct in.

De resultaten

• 15–20 uur bespaard per week: Dat staat gelijk aan een halve fulltime baan aan administratief werk die WerkTalent terugwint.
• 6 opdrachtgevers, 0 handmatige aanpassingen: De robot herkent elk Excel-format automatisch, ongeacht hoe de opdrachtgever zijn bestand inricht.
• 100% foutloze invoer: Geen typefouten meer bij het overnemen van uren en toeslagen — en dus ook geen herstelwerk achteraf.

Voor wie is dit interessant?

Vanaf 4 uur handmatig invoerwerk per week is automatiseren winstgevend.

Dat geld ook elk uitzend- of detacheringsbureau dat wekelijks Excel-bestanden omzet naar handmatige invoer in systemen zoals HelloFlex, AFAS of vergelijkbare software. Des te meer medewerkers je verwerkt, des te groter de tijdwinst en des te sneller de automatisering zichzelf terugverdient.

Wil jij ook uren automatisch laten verwerken?

De automatisering staat gemiddeld in 30 dagen live en is na 7 maanden terugverdiend.

Hoeveel tijd, en daarmee geld het automatiseren van administratieve processen jouw team kan besparen kunnen wij al duidelijk maken binnen 30 minuten.

Dus plan direct een gesprek in om te zien hoeveel jij kan besparen.

‍

‍

‍

‍