Belangrijkste resultaten

• 15-20 uur tijdwinst per week: WerkTalent bespaart hiermee dus een halve fulltime baan aan administratief werk.
• Eindeloos schaalbaar: De robot verwerkt moeiteloos uren van 6 verschillende opdrachtgevers, elk met een eigen Excel-format.
• 100% foutloos: Geen typefouten bij het overnemen van uren en toeslagen. Hierdoor is er geen herstelwerk meer nodig.

De uitdaging: 15 uur per week overtypen

De administratie van WerkTalent ontving wekelijks diverse Excel-bestanden. Het proces om deze data in HelloFlex te krijgen, was een zware administratieve last door:

• Verschil in data: Per opdrachtgever verschilt de structuur van het Excel bestand (kolommen, tabellen, toeslaguren).‍
• Handmatig zoeken: Medewerkers moesten per persoon handmatig de juiste regels opzoeken. ‍
• Handmatige invoer: Uren, types (normaal/overwerk) en toeslagen werden één voor één handmatig ingevoerd en gecontroleerd.

Met zo’n 200 medewerkers per week, verspreid over 6 grote opdrachtgevers, kostte dit al snel 15 uur per week aan puur repetitief overtypwerk.

De oplossing: urenverwerking volledig geautomatiseerd

VionA heeft een robotgebouwd die het proces van Excel tot HelloFlex overneemt. Het werkt nu als volgt:

• E-mail als trigger: WerkTalent stuurt de Excel-bestanden simpelweg door naar een specifiek e-mailadres. Dit is de enige menselijke actie die nog nodig is.
• ‍Intelligente data-herkenning: De robot herkent direct het format van de opdrachtgever, vertaalt de uren en toeslagen naar de juiste logica en controleert de totalen.‍
• Automatische invoer: De robot logt in bij HelloFlex, zoekt de juiste medewerker en vult alle urenregels foutloos in.

Wil jij ook een halve FTE aan tijd terugwinnen?

Heb jij een uitzend-of detacheringsbureau en verwerkt jouw organisatie wekelijks uren voor tientallen of honderden medewerkers door Excel bestanden handmatig over te typen in systemen zoals HelloFlex, AFAS of een vergelijkbaar systeem?

Dan kunnen we waarschijnlijk hetzelfde doen als bij Werktalent: uren schrijven automatiseren om zo een halve FTE aan administratieve tijd terugwinnen.

Plan een korte verkenning en bereken direct hoeveel uren jouw team kan besparen.