Ecclesia

Bij Ecclesia komen op piekmomenten duizenden verzekeringsdocumenten per dag binnen. Wat begon met één automatisering die elke ochtend documenten ophaalt, is in nog geen half jaar uitgegroeid tot een keten van drie automatiseringen die documenten ophalen, herkennen en verwerken, met slimme automatisering en AI.

Door eerst één type document te automatiseren, kregen we inzicht in hoe de documenten en systemen werken. Daardoor konden we daarna veel makkelijker uitbreiden naar meer documenttypes. — Stijn, automatiseringsspecialist bij VionA

Het groeitraject: van ochtendklus naar AI-documentverwerking

Ecclesia is een verzekeringsmakelaar en onderdeel van de Europese Ecclesia Group. De afdeling Automotive, die autoverzekeringen afhandelt, ontvangt dagelijks documenten van verzekeringsmaatschappijen. Op piekmomenten gaat het om duizenden documenten per dag. Ze moesten allemaal met de hand worden opgehaald, geopend, beoordeeld en hernoemd in ANVA. Veel werk, foutgevoelig en vooral erg saai, voor een team dat het al druk had.

Eerst samen kijken waar je begint. Voordat er één automatisering draaide, dacht VionA met Ecclesia mee over het ICT-landschap: hoe zet je automatisering zo op dat het veilig en kostenefficiënt is? Daarna brachten we samen in kaart welke processen het meest geschikt waren om te automatiseren. Daar rolden drie automatiseringen uit, bewust in oplopende complexiteit, zodat elke stap voortbouwt op de vorige.

Stap 1: ophalen. De eerste klus was eenvoudig maar essentieel. Elke ochtend klikte een medewerker zich door Aplaza en wachtte ongeveer tien minuten tot alle documenten binnen waren. Nu doet de automatisering dat om 7.00 uur, nog voordat het team er is. Bij het begin van de werkdag staat alles klaar.

Stap 2: één documenttype verwerken. Tussen de opgehaalde documenten zitten groene kaarten, duizenden per jaar. Die worden voor elke maatschappij op dezelfde manier verwerkt: openen, kenteken eruit halen, hernoemen. Een ideaal tweede proces. De automatisering neemt het volledig over en VionA leert hoe de documenten en systemen van Ecclesia werken.

Stap 3: slim verwerken met AI. Met die kennis volgde de grootste stap: alle Automotive-documenten van Allianz. Dat zijn veel verschillende documenttypes, die elk op hun eigen manier verwerkt moeten worden. Met Azure AI herkent de automatisering het documenttype, beoordeelt ze of het om een prolongatie gaat en kiest ze de juiste afhandeling.

Snel resultaat. Elk document kostte een medewerker 1 à 2 minuten handwerk. Dat werk namen de automatiseringen vanaf de eerste dag over:

• Binnen twee weken stond de eerste automatisering klaar om te testen
• Duizenden documenten per jaar gaan nu automatisch door het proces
• Binnen een half jaar is de eerste investering al bijna terugverdiend

Hoe de samenwerking dit mogelijk maakt

Dit groeitraject is geen toeval. Het draait op een manier van samenwerken die ervoor zorgt dat elke stap veilig en snel resultaat oplevert:

• Meedenken vanaf het begin: VionA keek samen met Ecclesia waar automatisering het meeste oplevert en in welke volgorde je het beste kunt beginnen.
• Technologisch veilig: de omgeving is samen met de ICT-afdeling van Ecclesia ingericht. De AI draait binnen Ecclesia's eigen Azure-omgeving en wachtwoorden worden beveiligd opgeslagen.
• Er bovenop zitten: VionA monitort de automatiseringen dagelijks. Gaat er iets mis, dan komt er meteen een melding van. De aanpassing volgt snel.
• Korte lijnen op elk niveau: de key user op de afdeling legt uit hoe het proces precies werkt. Een vaste contactpersoon regelt korte vragen en akkoord op kleine uitbreidingen. Met het management bespreekt VionA nieuwe opdrachten en de planning voor de lange termijn.
• Bouwen op wat er staat: elke automatisering hergebruikt de kennis en techniek van de vorige. Daardoor gaat elke volgende stap sneller.

En verder?

Met drie automatiseringen in productie ligt er een stevige basis. De automatisering herkent nu al documenten van andere maatschappijen, en die worden grotendeels op dezelfde manier verwerkt als die van Allianz. Daar liggen kansen om verder te groeien. Samen met Ecclesia kijkt VionA welke stap het meeste oplevert.

Voor wie is dit interessant?

Voor verzekeraars, makelaars en volmachten die dagelijks grote stromen documenten van maatschappijen verwerken, en die niet zoeken naar één losse automatisering maar naar een partner die met hen meegroeit: klein beginnen, snel resultaat laten zien en stap voor stap uitbreiden.