Het probleem: de jaarlijkse seizoenspiek

In het laagseizoen was de administratie nog beheersbaar, maar zodra de december drukte begon, liep het team vast. Het handmatige proces kostte enorm veel tijd:

• Klanten handmatig opzoeken of opnieuw aanmaken.‍
• Producten, gewichten, prijzen en btw-tarieven veld voor veld invoeren.‍
• Factuurnummers en bedragen handmatig terugkoppelen naar het eigen administratieve systeem.

Het gevolg: Tijdens piekmomenten steeg de administratieve druk van 1 uur naar 15+ uur per week. Dit zorgde voor een administratie die weken achterliep, typefouten die herstelwerk kostten en veel irritatie bij medewerkers.

De oplossing: facturen volledig geautomatiseerd

Viona heeft het volledige facturatieproces geautomatiseerd. Van binnenkomende order tot verzonden factuur, zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.

• Direct order-koppeling: Zodra een order binnenkomt, pakt de robot de gegevens op uit het ordersysteem.‍
• Slimme CRM-check: De robot controleert of de klant al bestaat in e-Boekhouden en maakt indien nodig direct een nieuw profiel aan.‍
• Automatische verzending: de factuur wordt gegenereerd en direct per e-mail naar de klant verstuurd.‍
• Database-update: Alle relevante factuurdata worden direct weggeschreven in de SQL-database van Logoreep.‍

Resultaat: minder fouten, uren tijd winst en schaalbaar tot duizenden facturen per week.

‍

Belangrijkste resultaten

• 15 minuten winst per factuur: Met 100 facturen per maand bespaar je al snel €1200 aan loonkosten.‍
• Nooit meer achterstanden: De administratie is altijd 100% actueel, zelfs tijdens de extreme decemberpiek.‍
• Foutloze synchronisatie: Factuurnummers en bedragen worden automatisch bijgewerkt in de eigen SQL-database.

Voor wie is automatiseren interessant?

Vanaf 4 uur handmatig invoerwerk per week is automatiseren winstgevend.

Dat geldt ook voor elke organisatie die facturen nu nog handmatig aanmaakt. Of dat nu gaat om abonnementsfacturatie, projectfacturatie, orders vanuit een webshop of productieomgeving - overal waar iemand nog velden overtypt, kan een automatisering dat werk overnemen.

‍

Wil jij ook factureren zonder omkijken?

De automatisering staat gemiddeld in 30 dagen live en is na 7 maanden terugverdiend.

Hoeveel tijd, en daarmee geld het automatiseren van administratieve processen jouw team kan besparen kunnen wij al duidelijk maken binnen 30 minuten.

Dus plan direct een gesprek in om te zien hoeveel jij kan besparen.

‍