Het probleem: elke VOG-aanvraag kostte 10+ minuten

Voor iedere nieuwe zorgprofessional moest een medewerker het volledige aanvraag proces handmatig doorlopen. Het zag er zo uit:

• Persoonsgegevens verzamelen en nakijken op fouten.
• Inloggen op het Justis-portaal.
• Inloggen met eHerkenning en sms-verificatie doorlopen.
• Alle velden handmatig doorlopen en invullen.
• De aanvraag controleren en versturen.
• Afgewezen aanvragen opnieuw oppakken bij typefouten of vergeten velden.

Het gevolg: bij 1.000 VOG-aanvragen per maand liep dit op tot meer dan 80 uur puur administratief werk.

‍

De oplossing: VOG-aanvragen volledig geautomatiseerd

Viona heeft het volledige VOG-proces overgenomen. Van binnenkomende gegevens tot verstuurde aanvraag —zonder handmatige tussenkomst.

• Automatische data validatie: De robot controleert of de gegevens kloppen voordat de aanvraag wordt opgestart, zodat fouten worden voorkomen voordat ze problemen veroorzaken.
• Geautomatiseerde inlog: De robot logt in op het Justis-portaal, doorloopt eHerkenning en verwerkt de sms-verificatie.
• Foutloos invullen en versturen: Alle velden worden zonder typefouten ingevuld en de aanvraag gaat direct de deur uit.

Resultaat: geen fouten, geen gedoe met eHerkenning en schaalbaar tot duizenden aanvragen per week.

‍

Belangrijkste resultaten

• 10 minuten winst per VOG-aanvraag: Met 50 aanvragen per maand bespaar je direct €400 aan loonkosten. Bij 1.000 aanvragen loopt dat op tot meer dan 80 uur per maand.
• Opschalen zonder extra FTE: Het systeem groeit mee van 50 naar duizenden VOG's per maand, zonder het aannemen van extra personeel.
• 0% foutmarge: Geen typefouten, geen vergeten velden, geen afkeuringen — en daarmee ook geen herstelwerk.

‍

Voor wie is automatiseren interessant?

Vanaf 4 uur handmatig invoerwerk per week is automatiseren winstgevend.

Dat geldt dus ook voor elke organisatie die structureel VOG-aanvragen verwerkt. Denk aan uitzendbureaus, zorg- en onderwijsinstellingen, beveiligings bedrijven en financiële dienstverleners. Overal waar regelmatig nieuwe medewerkers starten en een VOG verplicht is, neemt de automatisering het repetitieve werk over en voorkom jij onnodige kosten.

Wil jij ook VOG-aanvragen automatiseren?

De automatisering staat gemiddeld in 30 dagen live en is na 7 maanden terugverdiend.

Hoeveel tijd, en daarmee geld het automatiseren van administratieve processen jouw team kan besparen kunnen wij al duidelijk maken binnen 30 minuten.

Dus plan direct een gesprek in om te zien hoeveel jij kan besparen.

‍