Case
Zorg-registers
CaseZorg-registers
Automatiseringen
VOG-aanvragen afhandelen zonder te kijken.
Zorg-registers is een validatie-en compliance-bedrijf in de zorg. Zij verzorgen onder andere de VOG-aanvragen voor zorg professionals die aan de slag gaan bij ziekenhuizen, zorginstellingen en andere zorgorganisaties.
Waar dit vroeger handmatig en tijdrovend was, verloopt het nu volledig automatisch via een VionA-robot. Hierdoor is de VOG-aanvraag afgehandeld, zonder dat een medewerker ernaar kijkt.
VOG Aanvragen Automatiseren
Belangrijkste resultaten
- 10+ minuten per VOG: Het bespaart 10 minuten per VOG. Met 50 VOG’s per maand bespaar je al snel €400 aan loonkosten.
- Opschalen zonder extra FTE: Eenvoudig groeien naar maandelijks duizenden VOG’s zonder extra personeel.
- 0% foutmarge: Geen typefouten, waardoor je afkeuringen en herstelwerk voorkomt.
De uitdaging: veel VOG’s, weinig tijd
Voor elke nieuwe medewerker zijn handmatige acties nodig. Dit was het oude proces:
- Benodigde gegevens verzamelen
- Controleren of gevens kloppen
- Inloggen op het Justis-portaal
- Inloggen met E-herkenning en SMS-verificatie doorlopen
- Handmatig alle velden doorlopen en invullen
- Controleren en versturen van de aanvraag
- Fouten herstellen wanneer aanvragen worden afgewezen door typefouten of vergeten velden.
Het gevolg: Elke VOG kostte minstens 10 minuten. Bij 1.000 aanvragen per maand is dat 80+ uur aan administratief werk.
De oplossing: VOG‑aanvragen volledig geautomatiseerd
De robot van Viona heeft het proces volledig overgenomen. Het werkt nu als volgt:
- Viona bekijkt de gegevens en controleert of de data klopt (bijvoorbeeld: is het echt een telefoonnummer?)
- De robot logt in op Justis, inclusief eHerkenning en SMS-verificatie
- Alle velden worden zonder fouten ingevuld en verstuurd
Resultaat: minder fouten, geen gedoe met eHerkenning en uren tijdwinst, schaalbaar tot duizenden aanvragen per week.
Voor wie is dit interessant?
De VOG-robot is geschikt voor alle organisaties die structureel VOG’s aanvragen. Denk aan uitzendbureaus, maar ook aan organisaties in de zorg, onderwijs, beveiliging, financiële dienstverlening en IT-dienstverlening.
Overal waar regelmatig nieuwe medewerkers starten en een VOG verplicht is, neemt de VionA robot het repetitieve werk over en voorkom jij onnodige kosten.
Ook VOG-aanvragen automatiseren?
Heeft jouw organisatie wekelijks VOG-aanvragen lopen en slurpt dit administratieve tijd op? Dan kunnen we waarschijnlijk hetzelfde doen als bij Zorg-registers: VOG-aanvragen afhandelen zonder dat een medewerker ernaar hoeft te kijken.
Plan een korte verkenning en bereken direct hoeveel uren jouw team kan besparen.
