22/2/2023

Bevindingen over de backoffice

Inmiddels hebben we meerdere partijen als klant die backoffice diensten aanbieden voor uitzendbureaus, payroll organisaties en intermediairs. Daarnaast hebben we ook nog uitzendorganisaties die hun eigen backoffice hebben. Hoogste tijd om onze bevindingen te delen over deze markt en waarom automatiseren met RPA hier een goede uitkomst voor is.

Inmiddels hebben we meerdere partijen als klant die backoffice diensten aanbieden voor uitzendbureaus, payroll organisaties en intermediairs. Daarnaast hebben we ook nog uitzendorganisaties die hun eigen backoffice hebben. Hoogste tijd om onze bevindingen te delen over deze markt en waarom automatiseren met RPA hier een goede uitkomst voor is.

Wildgroei aan systemen

Er zijn in de uitzendbranche veel software oplossingen beschikbaar. Sommige focussen zich op de frontoffice, sommige meer op de mid- en backoffice. Er zijn goede cloud oplossingen in te vinden, maar toch ook vaak nog legacy systemen die zich niet altijd even goed laten automatiseren via API koppelingen. Dit zorgt ervoor dat de mate van automatisering bij de verschillende organisaties sterk verschilt.

Ook bij de oplossingen die zich wel goed laten koppelen zien we veel handmatig werk terug. Wat er namelijk gebeurt is dat er binnen systemen vaak nog veel moet gebeuren. Je kunt alle data wel beschikbaar hebben, maar het aanmaken van een plaatsing, verlengen van een contract of muteren van looncomponenten vergt nog steeds veel klikwerk.

Externe systemen

Naast de eigen systemen zijn er vaak nog andere systemen waar in gewerkt moet worden. Denk hierbij aan het aanvragen van een VOG in de portal van Justis, kandidaten ziek- en betermelden bij een verzuimdienstverlener of het invullen of downloaden van gewerkte uren in de portal van een klant. 

Communicatie

Goede communicatie is uiteraard belangrijk bij elke organisatie en dat is op de backoffice niet ander. Hier onderscheid een mens zich ook ten opzichte van robots en kan er toegevoegde waarde geleverd worden. Toch zijn er situaties waar een deel van de communicatie beter geautomatiseerd kan worden. Voorbeelden hiervan zijn het signaleren van een aflopend contract. De vraag is elke keer hetzelfde en de antwoorden in de meeste gevallen ook. Bedenk maar eens hoeveel tijd je kwijt bent aan het opvolgens van signaleringslijstjes, herinneringen op onbeantwoorde mails en het monitoren hiervan. 

Automatiseren met RPA robots als oplossing

RPA robots zijn je ideale collega voor alle bovenstaande taken. Doordat een RPA robot werkt in systemen zoals je dat zelf doet zijn ze in staat veel meer taken uit te voeren dan met een koppeling. Ze werken daarnaast snel en foutloos op het moment dat je dat zelf wilt. Zo kan je elke nacht alle signaleringen laten sturen zodat je klanten of vestigingen als ze in de ochtend aankomen deze gelijk kunnen beoordelen. 

Een mooi voorbeeld bij een van onze klanten is een robot die betermeldingen van de verzuimdienst meteen verwerkt en de vestiging op de hoogte brengt zodat de kandidaat sneller weer aan het werk kan. 

Het leukste is nog dat RPA robots het sterkst zijn in de taken die voor mensen het saaist zijn, namelijk de klussen die je vaak moet uitvoeren, maar elke keer vrijwel hetzelfde zijn. We zien dat medewerkers meetbaar gelukkiger zijn met hun baan als ze een RPA robot als collega hebben. 

Automatiseren met RPA robots van VionA

VionA biedt automatiseringsoplossingen aan als een dienst. Daardoor hoef je niet te investeren in software en de specifieke kennis die hiervoor nodig. Hiervoor gebruikt zij onder voornamelijk RPA technologie. Dit doet zij al voor meerdere uitzendorganisaties en backoffice dienstverleners, waardoor zij een goed beeld heeft van de vraagstukken die er liggen en waar de grootste besparingen en voordelen voor de organisatie gevonden kunnen worden.

Op onze website staan enkele relevante cases: