19/5/2022

RPA voor accountants en administrateurs

Al jaren lopen accountants, boekhouders en administrateurs tegen dezelfde issues aan bij het automatiseren van hun processen. Bestaande software (bij klanten) is vaak verouderd en het aantal pakketten versnipperd. RPA is hier een betaalbare, efficiënte oplossing voor.

Wildgroei aan boekhoudpakketten

De afgelopen jaren zijn er alleen maar meer boekhoudpakketten bij gekomen, van nieuwe aanbieders, maar ook nieuwe (online) versies van bestaande aanbieders. Hierdoor is het werk voor administrateurs en accountants er niet makkelijker op geworden. Om de administratie van je klanten te voeren moet in steeds meer pakketten de weg weten of er moet nog meer geïnvesteerd worden in nieuwe koppelingen om deze in centrale rapportage systemen te krijgen. Vaak zijn deze koppelingen ook niet voorhanden. 

Het probleem met deze koppelingen is dat ze vaak duur en inflexibel zijn. Daarnaast is de doorlooptijd om ze te implementeren lang. Voor een paar administraties loont het dan ook vaak niet deze koppeling aan te leggen waardoor er nog meer repeterend werk met de hand moet worden uitgevoerd. Hierdoor is er minder tijd over om met waarde toevoegende activiteiten voor de klant bezig te zijn.

Nieuwe benadering tot automatiseren

Er wordt al veel geautomatiseerd en veel boekhoudpakketten hebben ook eigen mogelijkheden die stukken van processen binnen het pakket kunnen automatiseren. Alleen zitten hier nog vaak stappen voor of na die hierbuiten vallen. Denk hierbij aan het versturen van bevindingen of vragen om feedback. Ook kunnen deze automatiseringen vaak niet gebruik maken van bestaande koppelingen. Lang was er geen goed alternatief, maar dat verandert nu met de opkomst van RPA. 

“RPA staat voor Robotic Process Automation, en heeft een hele andere benadering tot automatiseren. In plaats van databases te koppelen om gegevens uit systemen te krijgen bootst RPA het gedrag van de gebruiker na. Dit is snel in te richten en op bijna elk systeem toe te passen” Legt Sam van der Wagen, medeoprichter van VionA uit. “Het is ook snel te implementeren, en kan ook veel meer dan alleen maar data ophalen en wegschrijven. Zo kun je bijvoorbeeld ook E-mails versturen om informatie uit te vragen bij klanten / leveranciers of ze updates sturen.”

De grootste voordelen van werken met RPA zijn dat de processen snel en foutloos worden uitgevoerd, wanneer je maar wilt, en tegen grofweg de helft van de prijs waar een persoon het voor doet. Het komt ook het werkgeluk ten goede. Omdat het de saaie, repeterende taken zijn die zich goed lenen om te automatiseren. Hierdoor blijft er weer meer tijd over voor de uitdagende taken.

Praktijkvoorbeelden in accountancy / boekhouding

Een voorbeeld van een robot die veel tijd bespaart gaat dagelijks alle beheerde administraties na of er nog belangrijke facturen zijn binnengekomen. Indien deze boven een bepaalde drempelwaarde zijn krijgt de verantwoordelijke administrateur een e-mail met een directe link naar de factuur. Voorheen moesten honderden administraties regelmatig met de hand doorgenomen worden. Hierbij was er bij 80% van deze administraties geen actie nodig. Zonde van de tijd! 

Er zijn nog veel meer voorbeelden, zoals een robot die rapportages maken met informatie uit verschillende bronnen en klaar zet in een online portal voor klanten, loonstroken vanuit een verloningspakket aan de boekhouding toevoegt en de bedragen controleert, boekhoudingen naloopt of de BTW aangifte is gedaan, etc. 

RPA implementeren

RPA wordt steeds vaker toegepast bij accountantskantoren en administratiekantoren. Hierin kan je de keuze maken om zelf software aan te schaffen en iemand met kennis hiervan aan te nemen om de robots te bouwen en onderhouden. Een nieuw, interessant alternatief is het afnemen van automatiseringen als een dienst, waarbij de robots in de cloud draaien (Cloud-RPA). Hierbij wordt het hele traject, van het beoordelen welke processen geschikt zijn, het optekenen ervan, het bouwen van de robot en het onderhoud ervan, als een dienst aangeboden voor een vast bedrag per maand. Deze kan makkelijk worden afgezet tegen de besparing dat deze oplevert.