Copilot of Copilot Studio? De beste keuze voor je proces

Deze blog is voor organisaties die al werken met Microsoft Copilot, maar nog steeds weinig merken van snellere of beter lopende processen. Je ontdekt waarom Copilot en Copilot Studio twee heel verschillende rollen hebben in je Microsoft‑omgeving, en hoe je ze slim combineert zodat je wél minder handwerk, minder fouten en duidelijkere kostenbesparing krijgt.

Belangrijkste begrippen in het kort

• Microsoft Copilot is de AI‑assistent in Microsoft 365 en Windows. Medewerkers zien Copilot in apps als Word, Excel, Outlook en Teams en gebruiken het om sneller teksten te schrijven, documenten samen te vatten, presentaties te maken en data uit te leggen. Je bouwt zelf niets: het is vooral een productiviteit boost voor individuele kenniswerkers. Je kunt hierin ook persoonlijke agents maken.
• Copilot Studio is de omgeving waarin je zelf slimme assistenten ontwerpt, bouwt en beheert. In plaats van één algemene Copilot maak je hier gerichte Microsoft AI agents voor specifieke processen (zoals klantservice, HR, finance of IT), gekoppeld aan jouw databronnen en systemen. Zo krijg je digitale collega’s die vaste stappen in een proces overnemen.
• Microsoft AI agents voeren zelfstandig taken uit op basis van regels en data die jij instelt. Denk aan een agent die klantmails leest, het juiste verzoek herkent, automatisch een case in Dynamics aanmaakt en alleen uitzonderingen doorzet naar een medewerker.

Wanneer is Microsoft Copilot genoeg?

Copilot is ideaal voor individuele productiviteit. Denk aan rollen waar veel geschreven, gelezen en samen gevat wordt. Voorbeelden per rol:

• Verkoop: sneller goede e‑mails en offertes schrijven.
• Consultancy: lange documenten omzetten in korte, begrijpelijke stukken tekst en eerste versies van rapporten laten maken.
• Management: verslagen en notulen automatisch laten samenvatten.

Het proces blijft inhoudelijk hetzelfde, maar het werk per persoon gaat sneller.

Wanneer heb je Copilot Studio nodig?

Copilot Studio is vooral geschikt voor repetitief, voorspelbaar werk met vaste stappen over meerdere systemen.

Efficiënte AI-agents per afdeling

• ‍Klantenservice: Een agent die standaardvragen zelfstandig afhandelt en alleen uitzonderingen doorstuurt naar een medewerker.
• ‍HR: Een agent die medewerkers direct helpt met verlof aanvragen en regelingen.
• ‍Finance: Een agent die facturen controleert en matcht met orders, zodat medewerkers alleen afwijkingen hoeven te beoordelen.
• ‍IT-support: Een agent die tickets categoriseert en veel voorkomende problemen direct voor de gebruiker oplost.

De keuze: Sneller werken of taken volledig overdragen?

Wil je vooral dat medewerkers ongeveer 20–30% sneller worden in hun huidige werk? Begin dan met de standaard Copilot. Is je doel dat een deel van het werk volledig uit het takenpakket verdwijnt, of dat de informatievoorziening centraal en gericht geregeld wordt? Dan heb je Copilot Studio en eigen Microsoft agents nodig.

Maak Microsoft AI rendabel met de expertise van Viona

Viona helpt organisaties om Copilot en Copilot Studio in te zetten om kosten te besparen. We starten bij je processen: waar gaat nu de meeste tijd in zitten, welke stappen zijn foutgevoelig en welke data is al beschikbaar in je Microsoft-landschap?

Op basis van deze analyse bepalen we waar Copilot je medewerkers kan ondersteunen en waar Copilot Studio werk echt volledig kan overnemen. Wij ontwerpen, bouwen en beheren deze agents voor je, inclusief de nodige koppelingen met je eigen softwarepakketten. We zijn hierin systeem onafhankelijk.

Resultaat: minder handwerk, minder fouten en minder afhankelijkheid van extra personeel omte kunnen groeien.  

Plan een gratis AI & Automation scan

Wil je ontdekken hoe wij in 30-60 dagen voor jou Microsoft AI agents bouwen? Plan een online sessie met ons. We laten je concrete voorbeelden zien en geven je direct een eerste inschatting van de potentiële tijd- en kostenbesparing.