AB Midden Nederland

AB Midden Nederland plaatst veel uitzendkrachten, verspreid over een groot aantal vestigingen. Veel van hen hebben naast een plaatsing ook huisvesting, een fiets of een auto nodig. Sinds 2023 regelen de automatiseringen van VionA die administratie: van plaatsingen in AFAS tot de overeenkomsten voor huisvesting, fiets en auto.

De automatiseringen draaiden goed. Toch keken we samen kritisch naar hoe het nog beter kon. Het resultaat: de automatiseringen werken nu via een directe koppeling met AFAS. Dat is sneller, stabieler en goedkoper in beheer.

We werken al lang samen met AB Midden maar zij werden slimmer en wij werden slimmer. Dus keken we samen hoe het nog stabieler en sneller kon. — Sander Eversdijk, Automation Consultant bij VionA

Het groeitraject: van één proces naar een complete straat

Het begon met één proces en groeide stap voor stap uit tot een complete straat voor de backoffice en planning.

• Het begin: plaatsingen. De backoffice maakte elke plaatsing met de hand aan in AFAS, op basis van Plan for Flex en de contracten. Dat werd de eerste VionA-automatisering.
• Een logisch vervolg: huisvesting. Mutaties in huisvesting moesten een voor een worden overgenomen in AFAS InSite. Dubbel werk, dus dat werd geautomatiseerd.
• Dezelfde aanpak voor vervoer. Wat voor huisvesting werkte, werkte ook voor auto's en fietsen. Zo kwamen de voertuig- en fietsovereenkomsten erbij.
• De volgende stap: van scherm naar API. De automatiseringen werkten eerst via het scherm van AFAS InSite. Samen met AB Midden hebben we ze omgebouwd naar AFAS Connect, de directe koppeling met AFAS.

‍Waarom ombouwen als het al werkt? Een API-koppeling praat direct met het systeem, zonder tussenkomst van het scherm. Dat maakt de automatiseringen betrouwbaarder, sneller en stabieler. Ook is er ruimte voor complexere logica. En omdat er minder onderhoud nodig is, konden de SLA-uren omlaag. De maandelijkse kosten voor AB Midden dalen dus mee.

Samen opnieuw naar het proces kijken. De automatiseringen draaiden al zo lang dat de proceskennis deels bij VionA en deels bij AB Midden lag. Voor de ombouw hebben we die kennis weer samengebracht en de data aan AB Midden-kant zo ingericht dat de koppeling er goed mee kan werken. Een mooi bijeffect: AB Midden kreeg weer zicht op processen die door de automatisering een beetje onzichtbaar waren geworden.

‍

Hoe de samenwerking dit mogelijk maakt

• Korte lijnen: bij AB Midden is er een vast aanspreekpunt voor ICT en akkoord op wijzigingen. Een procesmedewerker ontvangt de meldingen van de automatiseringen en schakelt direct met VionA als er iets opvalt.
• Regelmatig overleg: we spreken elkaar geregeld over wat er speelt. Uit die gesprekken kwam ook het idee voor de overstap naar de API.
• Meedenken buiten de automatisering: ook als een vraag niet direct over de automatisering gaat, zoeken we samen uit waar het zit. Bijvoorbeeld in de data die de automatiseringen als basis gebruiken.
• Continu fijnslijpen: de processen draaien. We herkennen steeds beter de bijzondere situaties en bouwen die in, zodat er nog minder handwerk overblijft.

‍

Vooruitblik

De automatiseringen draaien, maar we blijven samen kijken wat er nog beter kan. Zo maken we de processen stap voor stap nog stabieler en efficiënter.

‍

Voor wie is dit interessant?

Werk je bij een uitzendbureau dat naast plaatsingen ook huisvesting of vervoer regelt voor uitzendkrachten? Dan ken je de stroom aan wijzigingen: fietsen die wekelijks van eigenaar wisselen, auto's die steeds anders worden ingedeeld en huisvesting die soms maar een week duurt. Juist daar maakt automatisering het verschil. En draaien je automatiseringen al een tijdje? Dan laat AB Midden zien dat er altijd een volgende stap is.