Binnen de financiële administratie van IFC kwamen dagelijks bankafschriften binnen voor verschillende BV’s en rekeningen. Deze afschriften moesten worden gedownload, hernoemd, opgeslagen, geïmporteerd in Exact Globe Next en vervolgens geboekt en afgeletterd.

Een deel van de regels werd automatisch door Exact herkend, maar het restant moest handmatig worden gecontroleerd. Daarbij ging het bijvoorbeeld om intercompany boekingen, salarisbetalingen, factuurbetalingen, verzamelbetalingen, deelbetalingen en uitzonderingen.

VionA ontwikkelde een robot die dit proces grotendeels automatisch uitvoert. De robot haalt bankafschriften op, bereidt bestanden voor, importeert ze in Exact Globe Next en verwerkt onafgeletterde bankregels op basis van herkenningslogica.

Sinds maart heeft de robot 500 bankafschriften verwerkt.

Bankafschriften automatisch verwerken

Het probleem: veel handmatige clicks en complexe afletterlogica

Voorheen moest de financiële administratie dagelijks inloggen in het bankportaal om afschriften op te halen voor verschillende BV’s. Daarnaast moest er worden ingelogd op een tweede rekeningomgeving voor onder andere G-rekeningen en debiteurontvangsten.

Daarna moesten de XML-bestanden worden hernoemd, op de gedeelde financiële schijf worden geplaatst en één voor één worden geïmporteerd in Exact Globe Next.

Na de import deed Exact al een deel van het werk. Sommige regels werden gekoppeld aan een relatie of direct afgeletterd. Maar alles wat overbleef moest handmatig worden beoordeeld.

Dat betekende per bankregel:

• Omschrijving controleren.
• Bedrag controleren.
• Relatie of tegenpartij herkennen.
• Factuurnummers zoeken in omschrijvingen.
• Controleren of het om een intercompany boeking gaat.
• Controleren of het om een salarisbetaling gaat.
• Bepalen welke rekeningcode nodig is.
• Facturen selecteren en afletteren.
• Afwijkingen of betalingsverschillen beoordelen.

Dit maakte het proces tijdsintensief en foutgevoelig. Klanten en leveranciers gebruiken verschillende omschrijvingen, factuurnummers kunnen afgekort zijn en betalingen kunnen betrekking hebben op meerdere facturen tegelijk.

Daarbij verschilt de logica per rekeningtype. Normale rekeningen, G-rekeningen, debiteurontvangsten en rekening-courant boekingen vragen elk om een andere verwerking.

De oplossing: een financiële robot voor bankmutaties en aflettering

VionA ontwikkelde een automatisering die het dagelijkse proces van bankafschriften ophalen, importeren en verwerken overneemt.

De robot start nadat een medewerker de benodigde responscode heeft doorgegeven. Daarna logt de robot in bij het bankportaal en controleert per BV of er nieuwe afschriften klaarstaan.

Wanneer de afschriften zijn gedownload, herhaalt de robot dit proces voor de tweede rekeningomgeving. Vervolgens worden alle bestanden volgens de gebruikelijke werkwijze hernoemd en op de gedeelde financiële schijf geplaatst.

Daarna opent de robot Exact Globe Next en importeert hij de afschriften in de juiste BV.

De flow werkt als volgt:

• Responscode ontvangen: Een medewerker geeft de benodigde code door, waarna de robot het proces kan starten.
• Bankportaal openen: De robot logt in bij het financiële rekeningenportaal.
• Afschriften per BV controleren: Per BV controleert de robot of er afschriften klaarstaan.
• XML-bestanden downloaden: Nieuwe afschriften worden opgehaald uit het bankportaal.
• Tweede rekeningomgeving verwerken: De robot herhaalt de stappen voor G-rekeningen en debiteurontvangsten.
• Bestanden hernoemen en opslaan: De afschriften krijgen de juiste naam en worden op de gedeelde financiële schijf geplaatst.
• Importeren in Exact Globe Next: De robot importeert de bankafschriften in de juiste BV.
• Resultaat van Exact uitlezen: Na import controleert de robot hoeveel Exact al automatisch heeft gekoppeld of afgeletterd.
• Onafgeletterde regels beoordelen: Wanneer verdere actie nodig is, opent de robot het afschrift en loopt hij de bankregels één voor één na.
• Relaties herkennen: De robot probeert relaties te matchen op basis van omschrijving, naam, bankrekening of vaste patronen.
• Facturen afletteren: De robot herkent factuurnummers en probeert betalingen automatisch te koppelen aan openstaande facturen.
• Verzamelbetalingen verwerken: Bij betalingen voor meerdere facturen probeert de robot de juiste facturen te selecteren en samen af te letteren.
• Intercompany en salarislogica toepassen: Wanneer een regel onder een vaste boekingslogica valt, boekt de robot deze op basis van de juiste rekeningcode.
• Uitzonderingen vastleggen: Wanneer de robot vermoedt dat een betaling niet veilig automatisch verwerkt kan worden, wordt dit vastgelegd.
• Eindmail sturen: IFC ontvangt na afloop een overzicht van de verwerking en eventuele uitzonderingen.

De robot kan omgaan met verschillende paden voor normale rekeningen, G-rekeningen en debiteurontvangsten. Daardoor wordt niet alleen het downloaden en importeren geautomatiseerd, maar ook een groot deel van de inhoudelijke afletterlogica.

De resultaten

• 500 bankafschriften verwerkt sinds maart: De robot heeft inmiddels honderden afschriften opgehaald, voorbereid, geïmporteerd en beoordeeld.
• Stabiel sinds april: Na de opstartfase draait de automatisering stabiel en worden vastlopers steeds verder teruggedrongen.
• Dagelijks 15 minuten downloadwerk geautomatiseerd: Het ophalen van afschriften uit de verschillende rekeningomgevingen kostte handmatig ongeveer 15 minuten per dag. Dit onderdeel wordt nu door de robot uitgevoerd.
• 3 minuten importwerk per afschrift voorkomen: Elk afschrift moest voorheen handmatig worden geïmporteerd in Exact Globe Next. Bij 500 afschriften is alleen dit onderdeel al goed voor ongeveer 25 uur handmatig werk.
• Afletterwerk per bankregel teruggebracht: Voorheen kostte elke onafgeletterde regel ongeveer 1 minuut handmatige beoordeling. De robot neemt een groot deel van dit regelwerk over door relaties, factuurnummers, intercompany boekingen en vaste patronen automatisch te herkennen.
• Complexe financiële beslislogica geautomatiseerd: De robot verwerkt niet alleen bestanden, maar neemt ook beslissingen op basis van omschrijving, bedrag, relatie, factuurnummer, rekeningtype en boekingslogica.
• Uitzonderingen veilig afgehandeld: Ongeveer 10% van de verwerkte afschriften is als uitzondering vastgelegd, bijvoorbeeld door ontbrekende mutaties, mogelijke afgekorte factuurnummers, nog onbekende facturen in Exact of betalingsverschillen.
• Minder risico op foutief boeken: Wanneer de robot twijfelt, wordt er niet automatisch geboekt. In plaats daarvan legt de robot de uitzondering vast en communiceert hij dit in de eindmail naar IFC.
• Meer grip op financiële piekdruk: Het proces is minder afhankelijk van handmatige clicks, dagelijkse beschikbaarheid en kennis van specifieke medewerkers.

Voor wie is dit interessant?

Deze automatisering is interessant voor organisaties die dagelijks of wekelijks bankafschriften verwerken in Exact Globe Next of vergelijkbare financiële software.

Vooral bedrijven met meerdere BV’s, meerdere bankrekeningen, G-rekeningen, intercompany betalingen, verzamelbetalingen of veel variatie in klant- en leveranciersomschrijvingen kunnen veel tijd besparen.

De case laat zien dat VionA verder gaat dan eenvoudige importautomatisering. De robot kan ook financiële beslislogica toepassen, controles uitvoeren en uitzonderingen veilig doorzetten naar medewerkers.

Wil jij bankafschriften automatisch verwerken?

Verwerkt jouw financiële administratie nog handmatig bankafschriften, betalingen of openstaande posten?

Dan kan VionA onderzoeken welke stappen automatisch uitgevoerd kunnen worden: van downloaden en importeren tot relatieherkenning, aflettering en uitzonderingsrapportage.

Plan een gesprek in en ontdek hoe jouw financiële administratie sneller, consistenter en minder foutgevoelig kan werken.