Het probleem: elke non-PO factuur kostte 15 minuten handmatig werk

Non-PO facturen zijn leveranciersfacturen zonder bijbehorende inkooporder. Omdat er geen automatische koppeling is, moest iemand elke factuur handmatig beoordelen en inboeken.

In het factuurverwerkingssysteem Proactis zag dat er als volgt uit:

• Factuur openen en de bijbehorende PDF downloaden.
• PDF doornemen en de relevante inkoopregels eruit halen.
• Nieuwe boekingsregels aanmaken in Proactis: bedrag, btw-code, btw-percentage en eventueel btw als aparte regel invullen.
• Aanvullende kostenplaatscodes invullen op basis van de factuurinhoud.
• Factuur opslaan en handmatig toewijzen aan de juiste validator.

Het gevolg: met 5 tot 10 facturen per dag liep dit op tot ongeveer 10 uur administratief werk per week — voor slechts 5 van hun leveranciers.

‍

De oplossing: non-PO facturen automatisch verwerkt in Proactis

Viona heeft een robot gebouwd die elke nacht inlogt in Proactis, openstaande non-PO facturen ophaalt en ze volledig afhandelt. De administratie hoeft er 's ochtends niet meer naar te kijken.

• Nachtelijke verwerking: De robot draait om 02:00, 03:00 en 04:00 uur — zo worden alle openstaande non-PO facturen 's nachts verwerkt.
• Gerichte zoekopdracht: Per werkmaatschappij en per leverancier zoekt de robot op concept-facturen die nog goedkeuring behoeven.
• PDF-uitlezing via AI: De robot downloadt de PDF en stuurt die naar een AI-agent, die de relevante factuurdata uithaalt — ook als facturen er per leverancier anders uitzien.
• Opzoeken in referentietabel: Op basis van de gefilterde data haalt de robot de bijbehorende kostenplaatscodes en boekingscodes op uit een Excel Online-bestand.
• Automatisch invullen in Proactis: De robot vult alle regels in: bedrag, btw-code, btw-percentage, aparte btw-regel en aanvullende codes.
• Toewijzing aan validator: Na het invullen wijst de robot de factuur toe aan de juiste validator en sluit het proces af.

‍
De resultaten

• 10 uur tijdsbesparing per week: Elke non-PO factuur kostte voorheen 15 minuten handmatig werk. Met 5 tot 10 facturen per dag verdwijnt dat volledig van de agenda.
• Schaalbaar naar meer leveranciers: De robot werkt nu voor 5 leveranciers. Elke nieuwe leverancier die erbij komt, levert direct evenredige tijdsbesparing op zonder extra personeel.
• 100% foutloze verwerking: De AI leest factuurdata consistent uit, ongeacht de opmaak van de factuur. Geen typefouten, geen verkeerde btw-codes, geen vergeten regels.

Voor wie is dit interessant?

Vanaf 4 uur handmatig invoerwerk per week is automatiseren winstgevend.

Dat geldt ook voor elke organisatie die werkt met leveranciersfacturen zonder inkooporder. Dat geldt voor bedrijven met meerdere werkmaatschappijen, meerdere leveranciers of een hoog factuurvolume — maar ook kleinere organisaties met tientallen non-PO facturen per maand merken al snel dat het handmatige werk opstapelt.

‍

Wil jij ook non-PO facturen automatisch verwerken?

De automatisering staat gemiddeld in 30 dagen live en is na 7 maanden terugverdiend.

Hoeveel tijd, en daarmee geld het automatiseren van administratieve processen jouw team kan besparen kunnen wij al duidelijk maken binnen 30 minuten.

Dus plan direct een gesprek in om te zien hoeveel jij kan besparen.

‍