Zondervan

ZondervanGroep is een W-installateur die opdrachtgevers ondersteunt met service, onderhoud, renovatie en transformatieprojecten. Werkopdrachten en akkoorden op offertes komen per e-mail binnen, vaak als PDF. Wat begon met het automatisch aanmaken van werkbonnen, groeide uit tot een mailbox die zelf bepaalt wat er met elke mail moet gebeuren.

Het groeitraject: van werkbon tot vervolgwerkbon

De administratie van Zondervan hield de hele dag een mailbox in de gaten. Elke nieuwe werkopdracht moest worden geopend, gecontroleerd en met de hand in Syntess gezet. Kwam er een akkoord op een offerte binnen, dan moest iemand de oude werkbon terugzoeken en een vervolgwerkbon maken. Op drukke dagen, tijdens de lunch of net na kantoortijd bleef werk liggen.

Stap 1: werkbonnen automatisch aanmaken. De eerste automatisering leest de PDF uit de mail met AI en maakt de werkbon direct aan in Syntess. Eerst controleert ze of er al een werkbon bestaat of nog openstaat, zodat er niets dubbel in het systeem komt.

Stap 2: akkoorden op offertes verwerken. Daarna volgde de tweede stroom uit dezelfde mailbox. De automatisering herkent een akkoordmail, zoekt de oorspronkelijke werkbon op en maakt een complete vervolgwerkbon met de nieuwe gegevens uit de offerte.

Eén mailbox, meerdere flows. Beide automatiseringen draaien op dezelfde mailbox. Per mail bepaalt de automatisering zelf welke flow start, zodat niemand meer hoeft voor te sorteren.

Het resultaat in de eerste acht maanden:

• Duizenden werkbonnen behandeld, het overgrote deel volledig automatisch
• Dagen aan handwerk voorkomen, doordat niemand meer PDF's hoeft over te typen
• Honderden uitzonderingen veilig afgevangen, zoals werkbonnen die al bestonden
• Akkoorden direct verwerkt, zonder te wachten tot iemand de mailbox controleert

Hoe de samenwerking dit mogelijk maakt

Dit resultaat komt voort uit een aanpak waarin de automatisering zich aanpast aan de praktijk, niet andersom:

• Werken zoals een medewerker: de automatisering volgt dezelfde stappen en layout als het team. Een vervolgwerkbon ziet er precies zo uit als altijd.
• Veilig bij twijfel: kan een mail niet betrouwbaar worden verwerkt, dan gaat hij terug naar Zondervan. Uitzonderingen worden nooit geforceerd.
• Bouwen op wat er staat: de tweede automatisering hergebruikt de mailbox, de AI-uitlezing en de koppeling met Syntess van de eerste. Daardoor stond die snel.
• Klaar om op te schalen: de werkbonnen lopen nu voor een deel van de opdrachtgevers. Dezelfde aanpak werkt ook voor andere opdrachtgevers met een vergelijkbare werkwijze.

Voor wie is dit interessant?

Voor installatie- en onderhoudsbedrijven die werkbonnen en akkoorden per mail ontvangen en die nog met de hand in Syntess of een vergelijkbaar systeem zetten. Vanaf een paar uur invoerwerk per week loont het al om te automatiseren, zeker als het werk verspreid over de dag binnenkomt.