Zondervan Groep is een W-installateur die opdrachtgeversondersteunt met service, onderhoud, renovatie en transformatieprojecten. Vooreen deel van deze opdrachtgevers komen werkopdrachten binnen via e-mail, vaakals PDF-bijlage.

Voorheen moest de administratie deze werkbonnen openen,controleren en handmatig aanmaken in Syntess. Dat betekende: mailboxenmonitoren, gegevens overtypen en zorgen dat iedere opdracht op tijd in hetsysteem stond.

VionA ontwikkelde een robot die dit proces automatischuitvoert. Sinds oktober heeft de automatisering 3.500 werkbonnen behandeld.

Het probleem: werkbonnen handmatig overnemen uit e-mailen PDF

Bij nieuwe werkopdrachten ontving Zondervan Groep een e-mailmet PDF-bijlage. Die PDF bevatte de informatie die nodig was om een werkbon aante maken in Syntess.

Dat proces bestond uit meerdere handmatige stappen:

• De     mailbox monitoren op nieuwe werkbonnen.
• De     PDF openen en controleren.
• De     opdrachtgever overnemen.
• De     locatiegegevens en bewonersgegevens invoeren.
• De     probleemomschrijving overtypen.
• Notities     toevoegen, bijvoorbeeld rondom afspraakdata.
• Bijlages     toevoegen (werkbon & foto’s)
• Controleren     of er al een werkbon bestond of nog een werkbon openstond.

Elke werkbon kostte handmatig ongeveer 3 minuten. Dat lijktweinig, maar bij grote aantallen en wisselende instroom loopt dit snel op.Zeker wanneer werkbonnen binnenkomen tijdens een lunchpauze, vlak nakantoortijd of op werkdagen met minder administratieve capaciteit.

Het gevolg: werkbonnen kwamen niet altijd direct in hetsysteem terecht, terwijl de administratie continu alert moest blijven op demailbox.

De oplossing: werkbonnen automatisch aanmaken met AI enRPA

VionA automatiseerde het proces van e-mail tot werkbon inSyntess. De robot verwerkt binnenkomende e-mails, leest de PDF uit en maaktautomatisch de juiste werkbon aan.

Dat werkt als volgt:

• E-mail     als trigger: Zodra er een werkbon binnenkomt in de mailbox, start de     robot automatisch met de verwerking.
• AI-uitlezing     van de PDF: De robot haalt de relevante gegevens uit de bijlage, zoals     opdrachtgever, locatie, bewoner, probleemomschrijving en notities over     afspraakdata.
• Automatische     invoer in Syntess: De robot opent Syntess en maakt op basis van de     uitgelezen gegevens een nieuwe werkbon aan.
• Controle     op bestaande werkbonnen: Voordat de robot een werkbon aanmaakt,     controleert hij of er al een werkbon bestaat of nog een werkbon openstaat.
• Slimme     foutafhandeling: Wanneer een werkbon niet veilig automatisch     aangemaakt kan worden, kapt de robot het proces af en wordt de     uitzondering apart afgehandeld.
• Schaalbare     verwerking: De robot verwerkt nu werkbonnen voor een deel van de     opdrachtgevers die bij Zondervan Groep zijn aangesloten. Dezelfde aanpak     kan worden uitgebreid naar andere opdrachtgevers met een vergelijkbare     werkwijze.

Zo ontstaat er geen extra druk op de administratie wanneerer ineens veel werkbonnen binnenkomen. De robot blijft verwerken, ook opmomenten waarop medewerkers niet actief in de mailbox kijken.

De resultaten

• 3.500     werkbonnen behandeld in 8 maanden: Sinds oktober draait de     automatisering stabiel en zijn er duizenden werkbonnen verwerkt voor een     deel van de opdrachtgevers van Zondervan Groep.
• Ongeveer     77% automatisch aangemaakt: Van de 3.500 behandelde werkbonnen zijn er     circa 2.700 automatisch aangemaakt in Syntess.
• Circa     800 uitzonderingen veilig afgevangen: Denk aan situaties waarin er al     een werkbon bestond of waarin er nog een werkbon openstond. De robot     voorkomt daarmee dat werkbonnen dubbel of onterecht worden aangemaakt.
• Ruim     116 uur handmatig invoerwerk voorkomen: Met 3.500 werkbonnen en 2     minuten handmatig werk per werkbon is er in 8 maanden ruim 116 uur aan     handmatig overtypen voorkomen.
• Werkbonnen     sneller in het systeem: Werkbonnen hoeven niet te wachten tot iemand     de mailbox controleert. De verwerking start automatisch zodra de e-mail     binnenkomt.
• Minder     afhankelijk van piekmomenten en bezetting: Werkbonnen die tijdens     lunchpauzes, drukke werkdagen of net na kantoortijd binnenkomen, blijven     niet onnodig liggen.
• Klaar     om verder op te schalen: De robot verwerkt nu werkbonnen voor een deel     van de aangesloten opdrachtgevers. Omdat de basis staat, kan Zondervan     Groep dit uitbreiden naar meer opdrachtgevers en werkstromen.

Voor wie is dit interessant?

Deze automatisering is interessant voorinstallatiebedrijven, onderhoudspartijen en aannemers die werkbonnen via e-mailontvangen en deze handmatig aanmaken in Syntess of vergelijkbare software.

Vanaf enkele uren handmatig invoerwerk per week wordtautomatiseren al interessant. Zeker wanneer werkbonnen verspreid over de dagbinnenkomen, de administratie piekmomenten ervaart of medewerkers veel tijdkwijt zijn aan het controleren van mailboxen en overtypen van PDF’s.

De aanpak werkt niet alleen voor werkbonnen, maar ook voorvergelijkbare administratieve processen waarin gegevens uit e-mails, PDF’s ofportalen moeten worden overgenomen in een bedrijfssysteem.

Wil jij ook werkbonnen automatisch aanmaken?

Ontvangt jouw organisatie werkbonnen per e-mail en wordendie nog handmatig ingevoerd in Syntess of een vergelijkbaar systeem?

Dan kunnen wij binnen 30 minuten inzichtelijk maken hoeveeltijd en capaciteit je kunt besparen met automatisering.

Plan direct een gesprek in om te ontdekken welkeadministratieve processen binnen jouw organisatie slimmer, sneller enschaalbaar kunnen worden ingericht.

‍

Zondervan Groep ontvangt regelmatig akkoordmails opoffertes. Zodra een offerte is goedgekeurd, moet er in Syntess eenvervolgwerkbon worden aangemaakt op basis van de oorspronkelijke werkbon en denieuwe informatie uit de offerte.

Voorheen was dit een handmatig proces. Medewerkers moestende akkoordmail controleren, bijlagen openen, referentie- en werkbonnummersuitlezen, de oude werkbon terugzoeken in Syntess, deze kopiëren en vervolgensaanvullen met de juiste nieuwe gegevens.

VionA ontwikkelde een robot die dit proces automatischuitvoert. De robot herkent akkoordmails, leest de bijlagen uit met AI, zoekt dejuiste oude werkbon op in Syntess en maakt zelfstandig een completevervolgwerkbon aan.

Sinds december draait deze automatisering live en stabiel.Inmiddels heeft de robot 90 goedgekeurde offertes behandeld.

Het probleem: akkoordmails handmatig omzetten naarvervolgwerkbonnen

Wanneer een offerte akkoord werd gegeven, kwam er een e-mailbinnen met specifieke akkoordtekst en twee bijlagen: de offerte en de originelewerkbon.

Om de akkoordverklaring goed te verwerken, moest eenmedewerker meerdere stappen uitvoeren:

• De     mailbox controleren op akkoordmails.
• De     e-mail herkennen als goedgekeurde offerte.
• De     offerte en originele werkbon openen.
• Referentie-     en werkbonnummers uit beide documenten halen.
• De     oorspronkelijke werkbon opzoeken in Syntess.
• De     oude werkbon kopiëren.
• Oude     gegevens meenemen naar de nieuwe werkbon.
• Nieuwe     informatie toevoegen vanuit de offerte en akkoordmail.
• Notities     aanpassen volgens de gebruikelijke werkwijze.
• De     akkoordmail en bijlagen toevoegen aan de werkbon.

Dit proces kostte gemiddeld 5 minuten per goedgekeurdeofferte. Vooral het zoeken naar de juiste oorspronkelijke werkbon en hetzorgvuldig overnemen van gegevens maakte het proces tijdrovend.

Daarnaast zorgden piekmomenten voor extra druk. Akkoordmailskunnen verspreid over de dag binnenkomen, terwijl de administratieve capaciteitper werkdag verschilt. Daardoor ontstond het risico dat goedgekeurde offerteslater werden opgepakt dan gewenst.

De oplossing: een extra robot voor akkoordmails op offertes

VionA richtte een aparte automatisering in voor akkoordmailsop offertes. Deze robot draait op dezelfde mailbox als de werkbonnenrobot, maarbepaalt zelfstandig welke flow gestart moet worden.

Komt er een reguliere werkbon binnen? Dan start dewerkbonnenflow.
Komt er een akkoordmail op een offerte binnen? Dan start de offerteflow.

De robot herkent e-mails met de tekst “Hierbij akkoord opofferte Zondervan” en verwerkt daarna de bijlagen automatisch.

De flow werkt als volgt:

• Akkoordmail     herkennen: De robot controleert binnenkomende e-mails en herkent     akkoordmails op basis van de tekst in de mail.
• Bijlagen     downloaden: De offerte en originele werkbon worden automatisch     opgehaald uit de e-mail.
• Documenten     uitlezen met AI: De robot analyseert beide documenten en haalt met     name referentie- en werkbonnummers uit de bijlagen.
• Oude     werkbon zoeken in Syntess: Op basis van de uitgelezen gegevens zoekt     de robot de oorspronkelijke werkbon op.
• Werkbon     kopiëren: De oude werkbon wordt gekopieerd, zodat relevante bestaande     informatie behouden blijft.
• Nieuwe     gegevens toevoegen: De robot vult titel, referentie, omschrijving en     opmerkingen aan op de nieuwe werkbon.
• Notities     netjes verwerken: Oude notities worden rood gekleurd en nieuwe     omschrijvingen en opmerkingen worden toegevoegd.
• Documenten     uploaden: De akkoordmail en bijlagen worden als externe documenten     toegevoegd aan de werkbon in Syntess.
• Veilige     foutafhandeling: Als Syntess een foutmelding geeft of de robot het     proces niet betrouwbaar kan afronden, wordt de mail doorgezet naar     Zondervan Groep voor handmatige verwerking.

De robot volgt daarbij dezelfde layout en werkwijze als eenmedewerker. Daardoor sluit de nieuwe werkbon aan op de bestaande manier vanwerken binnen Zondervan Groep.

De resultaten

• 90     goedgekeurde offertes automatisch behandeld: Sinds december draait de     robot live en stabiel en heeft hij 90 akkoordmails op offertes verwerkt.
• 7,5     uur handmatig werk voorkomen: Met gemiddeld 5 minuten handmatig werk     per offerte is er bij 90 offertes ongeveer 7,5 uur aan handmatige     verwerking bespaard.
• Snellere     opvolging na akkoord: Zodra een akkoordmail binnenkomt, kan de robot     direct starten. De verwerking is daardoor minder afhankelijk van     mailboxcontrole of beschikbaarheid van medewerkers.
• Consistente     verwerking in Syntess: De robot volgt steeds dezelfde stappen en     layout. Daardoor worden vervolgwerkbonnen op een uniforme manier     aangemaakt.
• Minder     zoekwerk voor medewerkers: Het terugzoeken van oorspronkelijke     werkbonnen en het overnemen van referentiegegevens gebeurt automatisch.
• Veilig     omgaan met uitzonderingen: Wanneer het proces niet betrouwbaar     afgerond kan worden, wordt de e-mail doorgestuurd naar Zondervan Groep. Zo     blijft de controle behouden en worden uitzonderingen niet geforceerd     verwerkt.
• Eén     mailbox, meerdere slimme flows: De automatisering bepaalt zelf of een     binnenkomende e-mail hoort bij de werkbonnenflow of bij de offerteflow.     Daardoor kunnen meerdere processen naast elkaar draaien zonder dat     medewerkers de mailbox handmatig hoeven voor te sorteren.

Voor wie is dit interessant?

Deze automatisering is interessant voorinstallatiebedrijven, onderhoudsbedrijven en serviceorganisaties diegoedgekeurde offertes handmatig moeten omzetten naar vervolgacties in hun ERP-of servicemanagementsysteem.

Vooral wanneer akkoordmails bijlagen bevatten, oudewerkbonnen teruggezocht moeten worden en gegevens uit meerdere documentengecombineerd worden, ontstaat veel repeterend administratief werk.

VionA automatiseert precies dat soort processen: e-mailsherkennen, documenten uitlezen, gegevens controleren en acties uitvoeren insystemen zoals Syntess.

Wil jij goedgekeurde offertes automatisch verwerken?

Ontvangt jouw organisatie akkoordmails op offertes en wordendeze nog handmatig verwerkt in Syntess of een vergelijkbaar systeem?

Dan kunnen wij inzichtelijk maken welke stappengeautomatiseerd kunnen worden en hoeveel tijd dit oplevert.

Plan een gesprek in en ontdek hoe VionA jouw administratieveprocessen sneller, consistenter en schaalbaar maakt.

‍