Het probleem: elke werkbon handmatig invoeren

Voor elke binnenkomende mail moest de administratie de werkbon-PDF openen en alles invoeren in Syntess. Dat zag er zo uit:

• De bijlage uit de mail halen en naast het systeem openen.
• Naam, adres en contactgegevens van de bewoner invoeren.
• Een monteur en een object koppelen aan de werkbon.
• De probleemomschrijving uit de PDF overnemen.
• De mail en de PDF als bijlage opslaan bij de werkbon.

Het gevolg: Elk werkbon kostte 2 minuten. Met 1.250 tot 1.600 werkbonnen per maand liep dit op tot zo’n 55 uur aan puur invoerwerk.

De oplossing: werkbonnen automatisch verwerken met AI

De automatisering van VionA heeft het volledige verwerkingsproces overgenomen zonder dat iemand er iets voor doet:

• E-mail als trigger: Zodra een werkbon-mail binnenkomt in de gedeelde mailbox van Bokhorst, start de robot binnen secondes met de verwerking.
• AI-uitlezing van de PDF: De robot stuurt de bijlage naar een AI-model dat naam, adres, huisnummer en probleemomschrijving uit de PDF haalt.
• Automatische invoer in Syntess: De automatisering opent Syntess, maakt een nieuwe werkbon aan en vult gelijk alle velden in met de juiste data.
• Slimme foutafhandeling: Bestaat het adres niet in het systeem? Dan maakt de robot geen werkbon aan, maar geeft een melding. Zo belandt er nooit een werkbon op een verkeerd adres.
• Automatische archivering: Zodra de werkbon staat, verplaatst de robot de mail naar het mapje 'verwerkt'.

De resultaten

• 41 tot 55 uur bespaard per maand: Met 1.250 tot 1.600 werkbonnen en 2 minuten per werkbon scheelt dit een volledige werkweek aan invoerwerk elke maand. Bij een uurtarief van €30 is dat zo'n €1.250 tot €1.666 per maand.
• Werkbonnen binnen minuten in het systeem: Niet wanneer iemand toevallig de mailbox checkt — maar direct wanneer de mail binnenkomt, ook buiten kantoor tijden.
• 80% direct foutloos aangemaakt: Van de verwerkte werkbonnen is 80% direct correct aangemaakt. De overige 20% betrof adressen die niet in het systeem     stonden — de robot herkende dit en kapte veilig af.
• Oneindig schaalbaar: De robot verwerkt nu de werkbonnen van één wooncorporatie. Dezelfde aanpak werkt voor elke andere opdrachtgever die werkbonnen per mail stuurt.

Voor wie is dit interessant?

Vanaf 4 uur handmatig invoerwerk per week is automatiseren winstgevend.

Dat geldt ook voor elk installatietechniek- of aannemersbedrijf dat werkbonnen via de mail ontvangt en handmatig invoert in Syntess of vergelijkbare software – inclusief andere processen binnen Syntess, zoals het verwerken van facturen.

Wil jij ook werkbonnen automatisch verwerken?

De automatisering staat gemiddeld in 30 dagen live en is na 7 maanden terugverdiend. Vanaf dit punt bespaar je per proces minimaal 50% aan tijd en kosten.

Hoeveel tijd, en daarmee geld het automatiseren van administratieve processen jouw team precies kan besparen kunnen wij al duidelijk maken binnen 30 minuten.

Dus plan direct een gesprek in om te zien hoeveel jij kan besparen.

‍