Procesautomatisering vs. taakautomatisering
Automatisering is een modewoord dat je tegenwoordig overal hoort, maar er heerst nog veel onduidelijkheid over wat het precies inhoudt. Vaak denken organisaties dat ze al vergevorderd zijn omdat ze een factuur automatisch inboeken of een standaard e-mail laten versturen. Dit is echter taakautomatisering, geen procesautomatisering. Het verschil lijkt klein, maar de impact op de bedrijfsvoering is totaal anders. Waar taakautomatisering zich richt op het versnellen van één specifieke handeling, kijkt procesautomatisering naar de gehele keten van activiteiten die nodig is om waarde te leveren aan de klant. In dit artikel duiken we de diepte in. We leggen uit hoe je verder kijkt dan de losse pleisters en kiest voor een holistische aanpak die werk niet alleen sneller, maar vooral leuker en waardevoller maakt.
Wat is procesautomatisering precies?
Om de kracht van procesautomatisering te begrijpen, moeten we eerst het onderscheid maken met taakautomatisering. Veel bedrijven beginnen enthousiast met Robotic Process Automation (RPA) om een repeterend klusje, zoals het kopiëren van data van Excel naar een ERP-systeem, over te laten aan een robot. Dat bespaart tijd op lokaal niveau, maar het verandert niets aan de structuur van het werk. Procesautomatisering gaat een stap verder. Het is een strategische benadering waarbij we technologie inzetten om een compleet bedrijfsproces, dat vaak dwars door verschillende afdelingen en systemen loopt, te stroomlijnen en te digitaliseren.
Het verschil tussen taak- en procesautomatisering
Bij taakautomatisering optimaliseer je een schakel, maar bij procesautomatisering optimaliseer je de hele ketting. Denk bijvoorbeeld aan het 'order-to-cash' proces. In plaats van alleen het aanmaken van de factuur te automatiseren, zorgt procesautomatisering ervoor dat de orderintake, voorraadcontrole, levering én facturatie naadloos op elkaar aansluiten zonder onnodige menselijke tussenkomst. Het doel is niet alleen efficiëntie, maar het doorbreken van silo's binnen de organisatie. Hierdoor ontstaat er een transparante workflow waarin data vrij stroomt en medewerkers niet langer fungeren als 'doorgeefluik' van informatie.
Wanneer is jouw organisatie klaar voor procesautomatisering?
Niet elk proces leent zich direct voor een volledige automatiseringgsslag. Het is verleidelijk om direct software te installeren, maar een pragmatische aanpak werkt beter. Het heeft namelijk geen zin om een inefficiënt proces te automatiseren; dan krijg je slechts een inefficiënt proces dat sneller fout gaat. Dit noemen we in de vakwereld ook wel "paving the cow path". Voordat je start met procesautomatisering, is het essentieel om kritisch naar de huidige werkwijze te kijken. Zijn de stappen logisch? Is de input gestandaardiseerd? Processen die geschikt zijn voor deze aanpak kenmerken zich vaak door een hoog volume, vaste regels en een grote foutgevoeligheid door handmatige overdrachten.
De rol van de mens bij procesautomatisering
Een veelgehoorde angst is dat procesautomatisering de menselijke controle wegneemt. In de praktijk zien wij bij VionA juist het tegenovergestelde. Door de saaie, repetitieve 'happy flow' (de standaard 80% van de gevallen) volledig te automatiseren, komt er ruimte vrij voor de menselijke maat. Dit noemen we het 'Human-in-the-loop' principe. Medewerkers hoeven niet meer op knoppen te drukken, maar kunnen zich focussen op de uitzonderingen, complex klantcontact en creatieve oplossingen. Je automatiseert dus niet om mensen te vervangen, maar om hun werk waardevoller te maken. Een goed ingericht proces signaleert zelf wanneer menselijke expertise nodig is.
De voordelen en ROI van procesautomatisering
De overstap van het automatiseren van taken naar integrale procesautomatisering vraagt om visie, maar levert onderaan de streep aanzienlijk meer op. Het gaat hierbij niet enkel om tijdwinst of het besparen van FTE’s, hoewel dat vaak de eerste triggers zijn voor ondernemers. De werkelijke waarde zit in de kwaliteitsimpuls en de schaalbaarheid van de organisatie. Een volledig geautomatiseerd proces maakt nagenoeg geen fouten, werkt 24/7 door en is niet afhankelijk van of die ene specifieke collega wel of niet op vakantie is. Dit zorgt voor een betrouwbare en voorspelbare bedrijfsvoering, wat direct bijdraagt aan de klanttevredenheid.
Rendement halen uit procesautomatisering
Wanneer we kijken naar de Return on Investment (ROI) van procesautomatisering, zien we naast harde euro's ook zachte waarden die cruciaal zijn voor het MKB. Denk aan medewerkerstevredenheid. In een krappe arbeidsmarkt is het behouden van personeel essentieel. Door frustrerende administratieve rompslomp weg te nemen via slimme procesautomatisering, verhoog je het werkplezier. Daarnaast biedt het inzicht. Omdat het hele proces digitaal wordt vastgelegd, genereer je waardevolle data. Je ziet precies waar flessenhalsen zitten en kunt bijsturen op basis van feiten in plaats van onderbuikgevoel. Zo transformeert procesautomatisering jouw organisatie van reactief brandjes blussen naar proactief ondernemen.
Conclusie
Procesautomatisering is de sleutel tot een toekomstbestendige organisatie. Het vraagt om een verschuiving in denken: van het oplossen van losse taakjes naar het herontwerpen van volledige waardeketens. Hoewel de technologie, zoals low-code platformen en AI, dit steeds toegankelijker maakt, blijft de menselijke factor doorslaggevend. Door saai werk weg te automatiseren, creëer je ruimte voor wat echt telt: klantcontact en innovatie. Begin klein, maar houd het grote plaatje voor ogen. Zo wordt technologie een vliegwiel voor werkplezier en zakelijk succes.
