Factuurverwerking automatiseren: Zo werkt het

Waarom zou je factuurverwerking automatiseren?

Veel organisaties besteden nog steeds onnodig veel tijd aan het handmatig overtypen van factuurgegevens. Dit is niet alleen repeterend en saai werk, maar ook foutgevoelig. Het handmatig verwerken van inkomende en uitgaande facturen leidt vaak tot een administratieve achterstand en minder inzicht in de actuele cashflow. Door factuurverwerking te automatiseren, neem je deze administratieve last weg bij jouw medewerkers. Hierdoor verschuift de focus van data-invoer naar data-controle en waardevollere taken. In dit artikel leggen we uit hoe de technologie achter inkoop- en verkoopfacturen werkt en hoe je jouw financiële administratie efficiënter inricht. Automatisering maakt het werk niet alleen sneller, maar vooral leuker.

Hoe werkt factuurverwerking automatiseren in de praktijk?

Wanneer we spreken over het automatiseren van de administratie, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen inkoop en verkoop. De technische afhandeling verschilt namelijk per stroom. Bij factuurverwerking automatiseren voor de inkoopkant, draait het proces om het herkennen en interpreteren van documenten die je ontvangt. Vaak komen deze binnen als PDF per e-mail of via een portal. Slimme software haalt deze documenten op en gebruikt herkenningstechnologie om de juiste gegevens te extraheren.

Het proces van inkoopfacturen

Bij inkoopfacturen start de software met het scannen van het document. Vervolgens worden cruciale gegevens zoals de leverancier, het totaalbedrag, de BTW en het factuurnummer automatisch uitgelezen. De software doet een boekingsvoorstel dat direct naar het boekhoudpakket kan worden gestuurd. Hierdoor hoeft een medewerker de regels niet meer handmatig in te voeren, maar slechts te valideren.

Verkoopfacturen en automatisering

Aan de verkoopkant betekent factuurverwerking automatiseren dat je facturen direct digitaal aanmaakt en verstuurt vanuit je eigen systeem. In plaats van een PDF te mailen, kun je steeds vaker een UBL-bestand meesturen. Dit zorgt ervoor dat de factuur bij jouw klant direct en foutloos in hun administratie belandt, wat de betalingstermijn vaak aanzienlijk verkort.

De voordelen van factuurverwerking automatiseren

De overstap van handmatig boeken naar digitale verwerking levert direct tastbare resultaten op voor het MKB. Het meest voor de hand liggende voordeel is de enorme tijdsbesparing. Waar een financiële medewerker voorheen minuten bezig was met één factuur, is dit met automatisering teruggebracht tot enkele seconden. Dit past perfect bij de gedachte om repeterend werk weg te nemen en menselijk potentieel beter te benutten.

Minder fouten en hogere kwaliteit

Een typefout in een IBAN-nummer of een verkeerd overgenomen bedrag is menselijk, maar kan vervelende consequenties hebben voor de liquiditeit of relatie met leveranciers. Door factuurverwerking te automatiseren elimineer je deze menselijke invoerfouten. De software neemt de gegevens exact over zoals ze op de factuur staan. Daarnaast zorgt de technologie voor automatische controles op dubbele facturen en spookfacturen.

Real-time inzicht

Omdat facturen direct bij binnenkomst worden verwerkt, zijn de financiële cijfers altijd up-to-date. Je hoeft niet te wachten tot het einde van de maand of het kwartaal om te zien hoe de organisatie ervoor staat. Dit real-time inzicht stelt het management in staat om sneller en beter onderbouwde beslissingen te nemen.

Techniek: OCR en UBL bij factuurverwerking automatiseren

Om te begrijpen hoe de software werkt, is kennis van de onderliggende technieken relevant. We zien vaak verwarring tussen Scan & Herken (OCR) en E-facturatie (UBL). Beide technieken dragen bij aan het doel om factuurverwerking te automatiseren, maar de werking is fundamenteel anders. Voor een toekomstbestendige administratie is het vaak noodzakelijk dat software beide stromen kan verwerken.

Optical Character Recognition (OCR)

OCR staat voor Optical Character Recognition. Hierbij maakt de software in feite een 'foto' van een PDF-factuur en probeert de tekst op de afbeelding te lezen. Dankzij moderne AI en Machine Learning wordt deze techniek steeds slimmer. Toch blijft het een interpretatie van een afbeelding. OCR is de brugoplossing zolang leveranciers nog PDF-bestanden sturen.

Universal Business Language (UBL)

UBL is de standaard voor e-facturatie. Hierbij wordt geen plaatje verstuurd, maar een gestructureerd databestand (XML). Dit bestand bevat codes die elk boekhoudprogramma begrijpt. Als je factuurverwerking wilt automatiseren op het hoogste niveau, is UBL de meest betrouwbare methode omdat er geen interpretatie meer nodig is: de data wordt 1-op-1 overgenomen.

Conclusie over factuurverwerking automatiseren

Het besluit om factuurverwerking te automatiseren is een logische stap voor elk bedrijf dat efficiëntie en werkplezier serieus neemt. Het bevrijdt medewerkers van geestdodend overtypwerk en minimaliseert de kans op fouten in de boekhouding. Of je nu werkt met Exact, AFAS of een ander pakket; de technologie is tegenwoordig laagdrempelig te implementeren. Door inzet van slimme OCR en UBL-technieken transformeert de financiële administratie van een papieren tijger naar een gestroomlijnd, digitaal proces dat waarde toevoegt aan de onderneming.