Snel automatisch vog aanvragen met RPA

Voor HR-afdelingen, intercedenten en recruiters is de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een essentieel, maar vaak tijdrovend onderdeel van het aannamebeleid. Het handmatig invoeren van persoonsgegevens op de website van Dienst Justis is repetitief werk dat bovendien gevoelig is voor typefouten. Gelukkig is automatisch vog aanvragen tegenwoordig zeer toegankelijk voor iedere organisatie. Door slimme technologie in te zetten, verdwijnt de administratieve druk en kunnen medewerkers zich focussen op taken die er echt toe doen: het menselijke contact. In dit kennisartikel leggen we uit hoe het automatiseren van dit proces precies werkt, wat de technische achtergrond is en hoe u foutloos en veilig grote aantallen aanvragen verwerkt zonder extra handelingen.

Hoe werkt automatisch vog aanvragen met RPA?

Het proces van een VOG-aanvraag is in de basis simpel, maar zeer arbeidsintensief wanneer de volumes toenemen. Bij automatisch vog aanvragen neemt software de taken over die een medewerker normaal gesproken handmatig uitvoert, exact zoals een mens dat zou doen. Dit gebeurt veelal door middel van RPA (Robotic Process Automation). Een software-robot logt namens de organisatie in op het portaal van Justis met eHerkenning. Vervolgens haalt de robot de benodigde gegevens, zoals de naam, geboortedatum en het e-mailadres van de werknemer, uit uw bronbestand. Dit kan een Excel-sheet zijn, maar ook een directe export uit uw HR-systeem. De robot vult het formulier razendsnel en foutloos in, waarna de aanvraag direct wordt verstuurd. De medewerker of sollicitant merkt geen verschil in het proces en ontvangt gewoon de standaard e-mail van Justis om de aanvraag met DigiD af te ronden.

De kracht van RPA en API technologie

Waar een API-koppeling vereist dat twee softwaresystemen direct met elkaar 'praten' via complexe code, is RPA veel flexibeler en laagdrempeliger. De robot simuleert namelijk menselijk gedrag op het scherm. Hierdoor is automatisch vog aanvragen mogelijk zonder ingewikkelde IT-trajecten of aanpassingen aan de systemen van de overheid. Of u nu werkt met geavanceerde HR-software of eenvoudige lijsten, de technologie past zich aan uw werkwijze aan, niet andersom.

Voordelen van het proces automatiseren

Het grootste winstpunt van automatisch vog aanvragen is de enorme tijdsbesparing. Een handmatige aanvraag kost een HR-medewerker al snel vijf tot tien minuten per kandidaat. Voor organisaties in de zorg, kinderopvang of uitzendbranche loopt dit bij honderden medewerkers op tot dagen saai administratief werk per maand. Een software-robot verwerkt deze aanvragen in een fractie van de tijd, 24 uur per dag. Daarnaast elimineert automatisering menselijke fouten volledig. Een verkeerd ingetypt e-mailadres of een foutje in de geboortedatum zorgt bij handwerk vaak voor vertraging en frustratie. De robot kopieert de data echter exact zoals deze in uw bronsysteem staat. Dit garandeert dat elke aanvraag in één keer goed gaat, wat bijdraagt aan een snelle doorlooptijd en een professionele uitstraling naar uw nieuwe medewerkers toe.

Bulkverwerking en piekbelasting

Vooral bij seizoenswerk, grote aanbestedingen of een flinke instroom van personeel is de werkdruk op de HR-administratie hoog. Met automatisch vog aanvragen is het verwerken van bulklijsten geen enkel probleem meer. U levert één bestand aan en de digitale assistent werkt regel voor regel alles af, of het nu gaat om tien of duizend aanvragen. Zo vangt u pieken op zonder extra personeel in te zetten.

Veiligheid en privacy bij automatisch vog aanvragen

Bij het verwerken van persoonsgegevens staat veiligheid vanzelfsprekend voorop. Veel organisaties vragen zich af of het inschakelen van een robot wel veilig is in het kader van de AVG. Het antwoord is ja, mits het proces goed is ingericht. Bij automatisch vog aanvragen werkt de software in een streng beveiligde omgeving. Gegevens worden enkel gebruikt om het formulier bij Justis in te vullen en worden niet onnodig opgeslagen. Doordat er geen vermoeide mensenogen aan te pas komen, is de kans op datalekken door het per ongeluk doorsturen van verkeerde bestanden of typefouten in mailadressen nihil. Een professionele automatiseringspartner beschikt vaak over certificeringen zoals ISO 27001, waarmee de integriteit en vertrouwelijkheid van de data gewaarborgd zijn. Zo voldoet u aan alle privacyrichtlijnen terwijl u efficiënter werkt.

Integratie met bestaande systemen

Een veelgehoord misverstand is dat u moet overstappen op compleet nieuwe software om te kunnen profiteren van automatisering. Het tegendeel is waar. Omdat RPA als een schil over de bestaande applicaties heen ligt, kunt u automatisch vog aanvragen vanuit uw huidige pakket, zoals AFAS, Raet, Visma of simpelweg Excel. De robot fungeert als de brug tussen uw interne systeem en de externe portalen, zonder dat diepe technische integraties nodig zijn. Dit maakt de stap naar een geautomatiseerd proces zeer pragmatisch en snel te realiseren.

Conclusie

Het overstappen naar automatisch vog aanvragen is een logische stap voor elke organisatie die administratieve lasten wil verlagen en de datakwaliteit wil verhogen. Het is een pragmatische oplossing die direct tijdwinst oplevert en de werkdruk bij HR-teams wegneemt. Door repeterende taken over te laten aan technologie zoals RPA, maakt u het werk niet alleen efficiënter, maar ook leuker en waardevoller. U bent hiermee klaar voor de toekomst, waarin mens en robot samenwerken voor het beste resultaat.