Bouw een sterke Businesscase automatisering

Je ziet de inefficiëntie dagelijks op de werkvloer: collega’s die oneindig data overtypen, foutgevoelige controles uitvoeren of worstelen met verouderde systemen. Je weet dat technologie dit kan oplossen, maar om het management of de directie mee te krijgen, heb je meer nodig dan een goed idee. Je hebt budget en draagvlak nodig. Dit begint bij het opstellen van een solide businesscase automatisering. Dit document is niet slechts een financieel overzicht, maar een strategisch plan dat aantoont hoe technologie het werk niet alleen sneller, maar ook leuker en waardevoller maakt. In dit artikel bespreken we hoe je een overtuigende case bouwt die bewijst dat investeren in AI en RPA loont.

De fundering van een sterke businesscase automatisering

Een overtuigende businesscase automatisering start altijd met een eerlijke nulmeting. Voordat je kunt beloven wat een nieuwe oplossing oplevert, moet je glashelder hebben wat de huidige situatie kost. Dit gaat verder dan alleen licentiekosten; kijk vooral naar de urenbesteding. Hoeveel tijd kost het huidige proces per week? Vermenigvuldig dit met het integrale uurtarief en je hebt je 'baseline'. Vanuit daar schets je de gewenste situatie. Het verschil tussen deze twee, de zogenaamde 'gap', vormt de kern van je argumentatie. Zorg dat je hierbij realistisch blijft en rekening houdt met de complexiteit van de processen.

Stappenplan van nulmeting naar oplossing

Begin met het identificeren van processen die repeterend en regelgebaseerd zijn, want daar is de winst het snelst te behalen. Beschrijf vervolgens de technische oplossing, bijvoorbeeld de inzet van RPA of een koppeling via een API. Een veelgemaakte fout is het onderschatten van de implementatietijd. Wees pragmatisch en neem ook de uren voor testen en interne afstemming mee in je berekening. Een betrouwbare businesscase laat zien dat je over de risico's hebt nagedacht en niet alleen de zonnige kant van innovatie belicht.

ROI en terugverdientijd berekenen

Voor een CFO of financieel directeur draait de businesscase automatisering uiteindelijk om de cijfers: de Return on Investment (ROI) en de terugverdientijd. De formule voor ROI is in de basis eenvoudig: (Totale baten - Totale kosten) / Totale kosten * 100%. Het venijn zit hem echter in de looptijd. Reken niet alleen over het eerste jaar, waarin de implementatiekosten zwaar wegen, maar bekijk een periode van drie tot vijf jaar. Hierdoor ontstaat een eerlijker beeld van de waardecreatie op lange termijn.

Harde cijfers en realistische verwachtingen

Bij het berekenen van de terugverdientijd zien we bij technologieën zoals RPA vaak een periode van zes tot twaalf maanden. Voor grotere IT-trajecten kan dit oplopen tot twee jaar. Wees ook transparant over de operationele kosten (OPEX) na de livegang, zoals beheer, licenties en onderhoud. Niets ondermijnt je geloofwaardigheid sneller dan verborgen kosten die later opduiken. Door een Total Cost of Ownership (TCO) te presenteren, laat je zien dat je businesscase automatisering financieel volwassen en doordacht is. Dit wekt vertrouwen in de bestuurskamer.

Het kwantificeren van zachte baten

Een valkuil bij het schrijven van een businesscase automatisering is de focus op louter euro’s en FTE-besparing. Bij VionA geloven we dat de ware kracht van technologie ligt in het verhogen van werkplezier en kwaliteit. Deze 'zachte baten' zijn vaak lastiger in een spreadsheet te vangen, maar essentieel voor het totale plaatje. Denk aan foutreductie: wat kost het herstellen van een menselijke fout in een factuur of order? Als automatisering zorgt voor 100% accuratesse, levert dat direct tijdwinst en minder frustratie op.

Meer dan alleen kostenbesparing

Daarnaast speelt medewerkerstevredenheid een grote rol. Door saai, repeterend werk weg te nemen met behulp van AI of robots, kunnen medewerkers zich richten op taken die er echt toe doen. Dit verlaagt de werkdruk en kan zelfs het personeelsverloop verminderen, wat weer scheelt in wervingskosten. Ook klanttevredenheid is een meetbare factor; snellere doorlooptijden leiden vaak tot een hogere klantloyaliteit. Zorg dat je deze kwalitatieve voordelen expliciet benoemt in je rapportage om de menselijke impact van de investering te onderstrepen.

Risico’s en de keuze voor zelfbouw of partner

Elk project kent risico's, en een eerlijke businesscase automatisering benoemt deze proactief. Een groot risico is het automatiseren van een inefficiënt proces; "garbage in" betekent immers "garbage out". Optimaliseer daarom eerst het proces voordat je digitaliseert. Daarnaast is er de strategische keuze: ga je zelf bouwen met low-code platforms, of schakel je een expert in? Zelf doen lijkt goedkoper, maar vraagt om interne expertise en continuïteit.

Expertise borgen in je businesscase

Als je kiest voor uitbesteden, breng je direct gespecialiseerde kennis en snelheid in huis. Een partner kan vaak sneller schalen en zorgt voor borging van kwaliteit en veiligheid, zoals ISO-certificeringen. Neem in je vergelijking mee dat zelf bouwen ook interne uren kost die niet aan de kernactiviteiten besteed kunnen worden. Een pragmatische afweging tussen zelf doen (Build) en inkopen (Buy) laat zien dat je zoekt naar de meest duurzame oplossing voor de organisatie.

Conclusie over jouw businesscase

Het opstellen van een businesscase automatisering is een essentiële stap om van een idee naar realisatie te komen. Door harde financiële metrics te combineren met de menselijke kant van werkplezier en kwaliteit, creëer je een verhaal dat resoneert bij zowel management als medewerkers. Het doel is immers niet alleen kosten besparen, maar het werk waardevoller maken. Met een goed onderbouwd plan ligt de weg open naar een efficiëntere en leukere werkomgeving.