Kyc (know your customer) optimaliseren met AI

In de moderne zakelijke dienstverlening is Kyc (know your customer) een term waar je niet meer omheen kunt. Voor financiële instellingen, accountants, makelaars en notarissen is het een dagelijkse realiteit die voortvloeit uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Het kernprincipe is eenvoudig: je moet weten met wie je zakendoet om criminele activiteiten buiten de deur te houden. Hoewel dit essentieel is voor een veilig financieel stelsel, wordt het proces vaak ervaren als een administratieve last vol repeterende handelingen. Gelukkig bieden innovaties zoals AI en slimme workflows mogelijkheden om dit noodzakelijke kwaad efficiënter en zelfs leuker in te richten, zodat medewerkers zich kunnen focussen op taken met meer toegevoegde waarde.

Wat houdt Kyc (know your customer) precies in?

De afkorting staat voor Know Your Customer, oftewel: ken je klant. Het is een uitgebreid proces waarbij een organisatie de identiteit van een klant verifieert en de bijbehorende risico's in kaart brengt. Dit gaat verder dan alleen het vragen om een paspoort; het vereist een diepgaand inzicht in de financiële achtergrond en intenties van de relatie. Bedrijven fungeren hierbij als poortwachters van het financiële systeem. Doe je dit niet goed, dan loop je het risico op zware sancties van toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB) of de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Het verschil tussen KYC, CDD en AML

Binnen dit vakgebied vliegen de afkortingen je om de oren. Het is belangrijk om ze in de juiste context te plaatsen. AML (Anti-Money Laundering) is het overkoepelende wettelijke kader tegen witwassen. Kyc (know your customer) is het principe dat hieruit voortvloeit: je moet weten wie je voor je hebt. CDD (Customer Due Diligence) is vervolgens de daadwerkelijke uitvoering: het gepaste onderzoek dat je doet. Zie CDD dus als de operationele vertaling van het Kyc (know your customer) beleid.

De stappen van een gedegen Kyc (know your customer) onderzoek

Een compliant cliëntenonderzoek bestaat uit verschillende fases die nauwkeurig doorlopen moeten worden. Het begint altijd bij identificatie en verificatie. Een klant kan zeggen wie hij is, maar zonder geldig legitimatiebewijs en een check op echtheidskenmerken is die informatie waardeloos. Vervolgens kijk je naar de structuur van de organisatie. Hierbij is het identificeren van de UBO (Ultimate Beneficial Owner) cruciaal: de persoon die uiteindelijk aan de touwtjes trekt en meer dan 25% belang heeft in de onderneming.

Risicobeoordeling en monitoring

Niet elke klant vormt hetzelfde risico. Iemand op een sanctielijst of een PEP (Politically Exposed Person) vereist een veel intensiever Kyc (know your customer) onderzoek dan een lokale bakker. Na de acceptatie stopt het proces niet. Monitoring is essentieel; klantprofielen veranderen immers. Een plotselinge wijziging in directie of ongebruikelijke transactiepatronen kunnen aanleiding zijn voor een hernieuwd onderzoek. Het handmatig bijhouden van deze dossiers is tijdrovend en foutgevoelig, wat de roep om automatisering versterkt.

Kyc (know your customer) optimaliseren met technologie

De traditionele manier van werken, met eindeloze Excel-lijsten en handmatige ID-checks, is niet meer van deze tijd. Hier komt de kracht van digitalisering en automatisering om de hoek kijken. Door gebruik te maken van slimme software en RPA (Robotic Process Automation) kunnen repeterende taken worden overgenomen door digitale assistenten. Denk aan het automatisch ophalen van uittreksels bij de Kamer van Koophandel via een API, of het direct screenen van relaties tegen internationale sanctielijsten. Dit verlaagt de werkdruk aanzienlijk en minimaliseert menselijke fouten.

De rol van AI in verificatie

Naast RPA speelt AI (Artificial Intelligence) een steeds grotere rol in het Kyc (know your customer) domein. Geavanceerde algoritmes kunnen razendsnel paspoorten controleren op echtheid en afwijkingen signaleren die voor het menselijk oog onzichtbaar zijn. Door deze technologieën te integreren, transformeer je een saai compliance-proces naar een gestroomlijnde workflow. Hierdoor zijn je medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve rompslomp en kunnen ze zich richten op de uitzonderingen en het echte klantcontact. Dat maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook waardevoller.

Risico's van een gebrekkige Kyc (know your customer) aanpak

Het verwaarlozen van je Kyc (know your customer) verplichtingen kan desastreuze gevolgen hebben. Allereerst zijn er de financiële consequenties: boetes voor het niet naleven van de Wwft kunnen in de miljoenen lopen. Maar de schade gaat verder dan de portemonnee. Reputatieschade is vaak vele malen erger; als jouw organisatie in het nieuws komt wegens het faciliteren van witwassen, verlies je het vertrouwen van klanten en partners. Dit vertrouwen is de basis van zakelijke dienstverlening en is lastig terug te winnen.

Balans tussen veiligheid en klantvriendelijkheid

Een ander risico is doorslaan in de controle drift. Als legitieme klanten het gevoel hebben dat ze als criminelen worden behandeld door een traag of onvriendelijk proces, zullen ze vertrekken. Een slecht ingericht proces leidt tot frustratie en zogenoemde 'false positives'. Het doel van een goede Kyc (know your customer) strategie is daarom tweeledig: aan de ene kant voldoen aan de wet en risico's minimaliseren, en aan de andere kant zorgen voor een soepele klantervaring. Technologie is de brug die deze twee werelden met elkaar verbindt.

Conclusie over Kyc (know your customer)

Het Kyc (know your customer) proces is een fundamenteel onderdeel van integer zakendoen, maar hoeft geen rem op je organisatie te zijn. Hoewel de wetgeving streng is en de risico's groot zijn, biedt de huidige tijd volop kansen om dit slim in te richten. Door de inzet van AI, API koppelingen en RPA verander je een administratieve last in een efficiënte, veilige workflow. Zo blijf je compliant zonder dat het ten koste gaat van het werkplezier of de klanttevredenheid. Durf te automatiseren en maak de weg vrij voor werk dat er echt toe doet.