Processen verbeteren met Lean six sigma

Wat is Lean six sigma en hoe verbetert het processen?

Herken je dat gevoel? Je bent de hele dag druk in de weer, maar aan het einde van de rit vraag je je af wat je nu daadwerkelijk hebt bereikt. Veel organisaties worstelen met processen die in de loop der jaren zijn dichtgeslibd met onnodige stappen en bureaucratie. Dit zorgt niet alleen voor vertraging, maar ook voor fouten en frustratie bij medewerkers. Hier biedt Lean six sigma de uitkomst. Het is een wereldwijd bewezen methodiek die bedrijven helpt om efficiënter te werken en de kwaliteit te verhogen. Bij Viona.nl geloven we dat technologie zoals AI en RPA werk leuker maakt, maar een solide proces is de basis. Met deze methode creëer je die basis, zodat medewerkers zich weer kunnen richten op taken die er echt toe doen.

De basisprincipes van Lean six sigma

De term Lean six sigma klinkt voor velen wellicht complex of erg technisch, maar de essentie is eigenlijk heel logisch en mensgericht. Het is een krachtige combinatie van twee afzonderlijke verbeterfilosofieën. Aan de ene kant heb je 'Lean', dat zich volledig richt op snelheid en het elimineren van verspillingen. Het doel is om alles weg te snijden wat geen waarde toevoegt voor de klant. Aan de andere kant staat 'Six Sigma', een datagedreven aanpak die zich focust op kwaliteit en het verminderen van variatie in het proces. Door deze twee werelden samen te voegen, krijg je een organisatie die niet alleen sneller werkt, maar ook voorspelbaarder en foutlozer presteert.

Het verschil tussen Lean en Six Sigma

Om de kracht van de combinatie te begrijpen, is het goed om het onderscheid te kennen. Lean kijkt vooral naar de doorstroming: hoe zorgen we dat een dienst of product zo snel mogelijk bij de klant komt zonder gedoe? Six Sigma duikt dieper de data in om te achterhalen waarom een proces de ene keer goed gaat en de andere keer fout. Samen zorgen ze voor een gestroomlijnde werkwijze die staat als een huis.

Structuur aanbrengen met de DMAIC-cyclus

Een van de redenen waarom Lean six sigma zo succesvol is, komt door de gestructureerde projectaanpak. We noemen dit de DMAIC-cyclus. Dit is geen abstracte theorie, maar een pragmatisch stappenplan dat je helpt om van een probleem naar een duurzame oplossing te werken. Het begint met 'Define', waarin je scherpstelt wat het probleem is en wie de klant is. Vervolgens ga je meten ('Measure') hoe het proces nu presteert; een nulmeting is essentieel om later je succes te bepalen. In de analysefase ('Analyze') zoek je naar de grondoorzaken van de inefficiëntie. Pas daarna ga je verbeteren ('Improve') en oplossingen implementeren. Tot slot borg je de nieuwe werkwijze in de 'Control' fase, zodat je niet terugvalt in oud gedrag.

Rollen en opleidingen binnen de methodiek

Binnen Lean six sigma wordt vaak gesproken over 'Belts', vergelijkbaar met judo. Dit geeft het kennisniveau aan. Een Yellow Belt begrijpt de basis, terwijl een Green Belt vaak parttime verbeterprojecten leidt naast het reguliere werk. De Black Belt is de expert die fulltime complexe, statistische problemen oplost. Zo is er voor elk niveau een passende rol in het verbeterproces.

Verspillingen herkennen en elimineren

Een centraal concept binnen Lean six sigma is het reduceren van verspilling, ook wel 'Muda' genoemd. In veel administratieve omgevingen, zoals bij verzekeraars of in de logistiek, zien we vaak onzichtbare verspillingen. Denk aan wachten op goedkeuring, onnodig heen en weer mailen, of het dubbel invoeren van gegevens omdat systemen niet gekoppeld zijn. De methodiek onderscheidt acht soorten verspillingen, waaronder defecten, overproductie en wachten. Maar ook het niet benutten van menselijk talent is een vorm van verspilling. Door kritisch naar deze factoren te kijken, maak je ruimte vrij. Ruimte voor innovatie, voor klantcontact en voor werkplezier.

Toepassing buiten de fabriek

Er heerst soms het misverstand dat deze methode alleen werkt in fabrieken. Niets is minder waar. Juist in de dienstverlening, waar processen minder tastbaar zijn, biedt Lean six sigma enorme kansen. Of het nu gaat om het verkorten van de doorlooptijd van een hypotheekaanvraag of het stroomlijnen van de HR-administratie: de principes blijven overeind.

Waarom kiezen voor Lean six sigma?

Het implementeren van Lean six sigma levert direct tastbaar resultaat op. Allereerst natuurlijk voor de klant: die krijgt sneller antwoord en een beter product. Maar minstens zo belangrijk is de impact op de medewerkers. Niemand wordt gelukkig van repeterend werk, brandjes blussen of werken in een inefficiënt proces. Door de processen 'lean' in te richten, verlaag je de werkdruk en verhoog je de betrokkenheid. Daarnaast leidt minder uitval en verspilling direct tot lagere operationele kosten. Het stelt organisaties in staat om beslissingen te nemen op basis van feiten en data, in plaats van op onderbuikgevoel. Dit pragmatisme past perfect bij moderne bedrijven die vooruit willen.

Continu verbeteren als cultuur

Uiteindelijk is Lean six sigma meer dan een set tools of een trucje; het is een mindset. Het gaat erom dat je elke dag een beetje beter wilt worden. Door te beginnen met kleine verbeteringen en successen te vieren, creëer je draagvlak binnen de hele organisatie. Wanneer de basisprocessen op orde zijn en verspillingen zijn geminimaliseerd, ontstaat er bovendien een perfect fundament om verder te automatiseren met AI of RPA. Zo wordt technologie een versneller van een reeds efficiënt proces.