Versnel groei met Automation maturity scan

De waarde van een Automation maturity scan voor groei

Veel organisaties starten enthousiast met digitalisering. De eerste succesvolle softwarerobots worden gebouwd en de directe tijdwinst is zichtbaar. Echter, na deze initiële fase lopen bedrijven vaak tegen een plafond aan. Het schalen van automatisering stagneert, het overzicht over de robots verdwijnt, of de technische schulden lopen op. Dit is het moment waarop een Automation maturity scan essentieel wordt. Deze scan fungeert als een objectieve nulmeting die precies in kaart brengt waar een organisatie staat op het gebied van procesautomatisering. Het gaat hierbij niet alleen om de techniek, maar juist om de synergie tussen mensen, processen en systemen. Bij VionA geloven we dat technologie het werk leuker moet maken, en deze scan is het fundamentele startpunt om van ad-hoc oplossingen naar een duurzame, strategische aanpak te groeien.

Wat houdt een Automation maturity scan precies in?

Een Automation maturity scan is veel meer dan een inventarisatie van de aanwezige softwarelicenties. Het is een diepgaand onderzoek dat de volwassenheid van uw organisatie toetst op diverse kritieke pijlers. Het doel is om "blinde vlekken" te ontdekken die verdere groei in de weg staan. Waar veel bedrijven zich blindstaren op de tools, kijkt een goede scan naar het complete plaatje. Is de organisatie klaar voor verandering? Zijn de processen gestandaardiseerd genoeg om te automatiseren? Zonder dit inzicht blijft digitalisering vaak een lappendeken van losse scripts, wat op termijn leidt tot hoge beheerkosten en frustratie op de werkvloer.

De drie pijlers van de scan

Tijdens een Automation maturity scan wordt er gekeken naar drie hoofdelementen: Mensen, Processen en Technologie. De menselijke kant is hierbij vaak doorslaggevend. Beschikken medewerkers over de juiste skills en heerst er een cultuur waarin automatisering wordt omarmd in plaats van gevreesd? Daarnaast wordt de governance onder de loep genomen: wie is er verantwoordelijk voor het beheer van een RPA-bot als deze eenmaal draait? Tot slot wordt de technologische infrastructuur beoordeeld. Het resultaat is een heldere score die aangeeft in welke fase van volwassenheid de organisatie zich bevindt, variërend van startend tot volledig geoptimaliseerd.

De vijf fases binnen een Automation maturity scan

Om te weten waar u naartoe wilt, moet u eerst weten waar u staat. Een Automation maturity scan categoriseert organisaties doorgaans in vijf volwassenheidsfases. In de eerste fase, de 'Ad-hoc' fase, zijn er vaak losse initiatieven door enthousiaste hobbyisten zonder centrale sturing. Dit is herkenbaar, maar niet schaalbaar. Via de 'Gestructureerde' en 'Geschaalde' fases, waar standaarden en een Center of Excellence (CoE) hun intrede doen, groeit een bedrijf door naar de top. Het inzichtelijk maken van deze fases helpt management en IT-teams om realistische doelstellingen te formuleren en budgetten strategisch in te zetten.

Van RPA naar Intelligent Automation

De hoogste fases in de Automation maturity scan, 'Geïntegreerd' en 'Geoptimaliseerd', maken het onderscheid tussen traditionele automatisering en de toekomst. Waar de lagere niveaus zich focussen op RPA (Robotic Process Automation) voor repeterende taken, draait het in de top om Intelligent Automation. Hierbij worden AI en Machine Learning ingezet om ook cognitieve taken en besluitvorming te automatiseren. De scan laat zien welke stappen nodig zijn om van het automatiseren van "handjes" naar het ondersteunen van "hoofdje" te gaan, zodat medewerkers zich volledig kunnen richten op waardevol werk.

Concrete resultaten uit de Automation maturity scan

Het uitvoeren van een Automation maturity scan levert geen abstract theoretisch document op, maar een pragmatisch actieplan. Voor innovatieleiders en IT-managers is dit instrument onmisbaar om een solide business case te bouwen. Het rapport biedt munitie om het hoger management te overtuigen van de noodzaak tot investeren, niet op basis van onderbuikgevoel, maar op basis van data en benchmarks. Het hoofddoel is om structuur aan te brengen in de digitaliseringsreis, zodat initiatieven niet stranden in de pilotfase maar daadwerkelijk bijdragen aan de bedrijfsstrategie.

Gap-analyse en roadmap

De kern van de uitkomst is de zogeheten gap-analyse: het verschil tussen de huidige situatie en de gewenste ambitie. De Automation maturity scan vertaalt dit gat naar een concrete roadmap. Dit stappenplan geeft antwoord op de vraag: "Wat moeten we morgen doen om naar het volgende niveau te gaan?" Dit kan variëren van het opzetten van een governance-structuur en het trainen van key-users, tot het integreren van geavanceerde AI-oplossingen. Het maakt inzichtelijk welke investeringen in tijd, geld en mensen nodig zijn om de beoogde efficiëntie en werkplezier te realiseren.

Valkuilen en voorbereiding bij een Automation maturity scan

Hoewel een Automation maturity scan de weg naar succes plaveit, is het belangrijk om realistisch te blijven over de implementatie. Een veelgemaakte fout die uit scans naar voren komt, is de neiging om inefficiënte processen te automatiseren zonder ze eerst te optimaliseren. Dit fenomeen, vaak aangeduid als "Shit in = Shit out", versnelt enkel de chaos. Ook het onderschatten van 'Change Management' is een klassieke valkuil; als de werkvloer niet wordt meegenomen in het verhaal, zullen robots nooit hun volledige potentieel benutten.

Hoe bereidt u zich voor?

Een succesvolle Automation maturity scan vraagt om eerlijkheid en openheid. Het is een spiegel voor de organisatie. Zorg voor beschikbaarheid van belangrijke stakeholders uit zowel de IT als de business. Verzamel vooraf documentatie over de huidige processen, licenties en eventuele 'shadow IT' oplossingen die medewerkers zelf hebben gebouwd. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de scan niet blijft hangen aan de oppervlakte, maar doordringt tot de kern van de operationele uitdagingen. Alleen dan kan er een fundering worden gelegd voor een organisatie die klaar is voor de toekomst.

Conclusie

Samenvattend is een Automation maturity scan het kompas voor elke organisatie die serieus werk wil maken van digitalisering. Het biedt de noodzakelijke structuur om van losse automatiseringsprojecten naar een integrale strategie te groeien. Door objectief te meten waar u staat op het gebied van mensen, processen en technologie, voorkomt u kapitaalvernietiging en technische schulden. Het stelt u in staat om pragmatisch en doelgericht te bouwen aan een werkomgeving waarin technologie saai werk wegneemt en menselijk talent floreren kan.