RPA in de zorg: Meer tijd voor de patiënt

De werkdruk in de Nederlandse gezondheidszorg is onverminderd hoog, waarbij administratieve taken een groot deel van de kostbare tijd van zorgprofessionals opslokken. Steeds meer organisaties onderzoeken daarom de mogelijkheden van RPA in de zorg. Robotic Process Automation, kortweg RPA, biedt een digitale oplossing voor repeterende handelingen die nu nog handmatig worden uitgevoerd. Het gaat hierbij niet om fysieke robots aan het bed, maar om software die als een virtuele assistent fungeert op de computer. Voor zorginstellingen die worstelen met personeelstekorten en regeldruk, is de inzet van deze technologie geen toekomstmuziek meer, maar een pragmatische noodzaak. In dit artikel duiken we de diepte in over hoe automatisering de focus kan terugbrengen naar waar het echt om draait: de patiënt en cliënt.

Concrete toepassingen van RPA in de zorg

Veel zorgmanagers vragen zich af welke processen nu daadwerkelijk geschikt zijn voor automatisering. De kracht van RPA in de zorg ligt voornamelijk bij processen die gestandaardiseerd, repeterend en tijdrovend zijn. Een uitstekend voorbeeld hiervan is dossiervorming. Zorgverleners besteden dagelijks uren aan het overtypen van gegevens vanuit verwijsbrieven, zoals via ZorgDomein, naar het eigen Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Een software-robot kan deze data foutloos uitlezen en direct op de juiste plekken in het systeem zetten.

Naast dossiervorming is het financiële proces een veelvoorkomende toepassing. Bij declaraties en facturatie moeten talloze controles worden uitgevoerd voordat een nota naar de zorgverzekeraar gaat. RPA in de zorg wordt ingezet om automatisch te controleren op rechtmatigheid en volledigheid, zoals de COV-check. Tot slot zien we veel winst bij de personeelsplanning. Het matchen van openstaande diensten met beschikbaar personeel of externe krachten is een puzzel die een robot bliksemsnel kan voorbereiden, waardoor planners enkel nog de knoop hoeven door te hakken.

Integratie met EPD en ECD systemen

Een veelgehoord misverstand is dat voor automatisering ingrijpende IT-trajecten of dure koppelingen nodig zijn. Het unieke aan RPA in de zorg is dat de technologie non-invasief is. Dit betekent dat de software als een flexibele laag bovenop de bestaande systemen ligt, zoals ChipSoft HiX, Nedap Ons of AFAS. Er zijn geen complexe API-koppelingen vereist, want de robot logt in en navigeert door de schermen precies zoals een medewerker dat zou doen.

Veiligheid en AVG bij automatisering

Bij het werken met gevoelige patiëntgegevens staat veiligheid uiteraard voorop. De inzet van RPA in de zorg past uitstekend binnen de strenge normen van de AVG en NEN7510. Omdat elke handeling van de robot wordt vastgelegd in een logboek, is de traceerbaarheid vaak beter dan bij menselijk handelen. De robot slaat doorgaans geen data op, maar verplaatst deze enkel van bron A naar doel B. Voor complexere vraagstukken, waarbij ongestructureerde data zoals gescande documenten begrepen moet worden, wordt RPA vaak gecombineerd met AI. Hierbij fungeert AI als het brein dat de context snapt, en RPA als de handen die het werk uitvoeren.

De impact op werkplezier en kwaliteit

Het uiteindelijke doel van technologie in de zorgsector is het verhogen van de kwaliteit van zorg en het verbeteren van het werkplezier. Door de inzet van RPA in de zorg worden medewerkers verlost van geestdodend kopieer- en plakwerk. Dit leidt direct tot een verlaging van de werkdruk en creëert ruimte voor persoonlijk contact met de cliënt. Het argument dat robots banen zouden inpikken is in de huidige arbeidsmarkt dan ook niet aan de orde; ze fungeren juist als de broodnodige ondersteuning om het personeelstekort op te vangen.

Daarnaast zorgt de robot voor een aanzienlijke kwaliteitsimpuls. Waar mensen na een lange dienst vermoeid kunnen raken en typefouten maken in BSN-nummers of medicatielijsten, blijft een robot 24/7 nauwkeurig werken. Het resultaat is niet alleen tijdswinst, maar ook een 'first time right' percentage dat bij handmatig werk zelden wordt gehaald. Het implementeren van RPA in de zorg is daarmee een investering die zich vaak binnen een jaar terugverdient, simpelweg door de enorme reductie in herstelwerkzaamheden en administratieve uren.

Conclusie

De introductie van RPA in de zorg is een logische stap voor organisaties die hun processen willen stroomlijnen en hun medewerkers willen ontlasten. Door administratieve taken zoals dossiervorming, declaraties en planning over te laten aan een digitale assistent, keert de menselijke maat terug op de werkvloer. Het maakt het werk niet alleen efficiënter, maar vooral ook leuker en waardevoller. Met de juiste, pragmatische aanpak is automatisering geen technische horde, maar een toegankelijke oplossing voor de uitdagingen van vandaag.