23/6/2022

Automatiseren in de uitzendbranche

RPA biedt in veel branches legio kansen om op een rendabele, laagdrempelige manier administratieve processen te automatiseren. In deze blog zoomen we in op de uitzendbranche, ook wel de flexmarkt genoemd.

Uitdagingen in de uitzendbranche

De uitzendbranche is de afgelopen 10 jaar flink gegroeid. Steeds meer bedrijven proberen een deel van hun vacatures flexibel in te vullen om makkelijker op en af te kunnen schakelen. Maar ook de wet- en regelgeving voor de uitzendbranche is veel gewijzigd. Allemaal uitdagingen waardoor uitzendorganisaties enerzijds kunnen groeien, maar ook steeds vaker tegen uitdagingen aanlopen voor het managen van het groot aantal klanten en kandidaten, en met name de administratie er omheen.

Decentrale vs. centrale visie op administratie

Bij uitzendbureau’s tref je van oudsher veel processen die nog veelal met de hand worden gedaan. Er zijn twee smaken in hoe deze worden uitgevoerd, namelijk decentraal vs. centraal. Bij uitzendorganisaties die hun administratieve processen decentraal hebben geregeld zijn de vestigingen en intercedenten zelf verantwoordelijk voor de administratieve handelingen. Het voordeel is dat ze meer specifieke kennis hebben over de klant of kandidaat in kwestie, de vraag is alleen in hoeverre dit voor de administratie echt belangrijk is.  Bij een centrale aanpak is er een centrale backoffice gecreëerd die de administratieve handelingen zo veel mogelijk weg neemt bij de vestigingen en de intercedenten. Het voordeel is dat deze daardoor meer tijd overhouden om bezig te zijn met de klanten en kandidaten, waar de focus ook zou moeten liggen.

Belangrijkste processen

Er zijn enkele administratieve processen die cruciaal zijn voor het goed laten verlopen van een uitzend traject. Een hiervan is het onderhoud van de kandidaat- en plaatsingscontracten. Deze moeten ten alle tijden kloppen en op het juiste moment worden verlengd of beëindigd. Ook de gewerkte uren moeten, vaak wekelijks, worden gecontroleerd, verwerkt en verloond. Daarnaast zijn er altijd nog meerdere losse lijstjes die opgevolgd moeten worden. Zijn er nog kandidaten die bijna jarig zijn en te maken krijgen met een nieuw minimumloon? Of is er een kandidaat waarvan de fase bijna verloopt en moet deze een nieuw contract krijgen? Dit zijn voorbeelden van processen die het werk verstoren en bij drukte vergeten kunnen worden. Ook is het fijn om inzichtelijk krijgen wie er ziek is en wie weer beter, zodat deze personen zo snel mogelijk weer kunnen worden ingezet.

RPA als tool voor het automatiseren van processen

Er zijn meerdere manieren om processen te automatiseren en veel softwarepakketten bieden goede oplossingen om bepaalde flows te automatiseren. Echter beperken deze zich allemaal tot de mogelijkheden binnen één pakket. Vaak raken processen meerdere pakketten of hebben een communicatie aspect via mail of chat. Voor deze processen biedt RPA een goede uitkomst. 

RPA staat voor Robotic Process Automation en wat het feitelijk doet is de handelingen van een gebruiker nabootsen om processen af te handelen. De grootste voordelen zijn dat deze snel en foutloos werken wanneer je maar wilt. Daarnaast zijn ze goedkoper dan een medewerker en snel geïmplementeerd.

Een voorbeeld van een RPA robot dat bij een klant van VionA al draait, wordt ingezet om dagelijks na te gaan welke kandidaten verlengd moeten worden. De robot logt dan in bij het systeem van de klant om alle relevante informatie op te halen en mailt vervolgens de juiste contactpersoon met de vraag wat er met dit contract moet gebeuren. Het antwoord wordt daarna automatisch verwerkt en het nieuwe contract wordt aangemaakt en naar de kandidaat gestuurd ter ondertekening. Zodra het nieuwe contract ook echt is ingegaan kan de robot de oude voor je beëindigen, zonder dat je hier aan hoeft te denken. Bas Schoorl van Uitzendbureau Luba zegt er het volgende over: "Voor Luba is het een grote tijdbesparing dat de contractverlengingen door de robot worden uitgevoerd. Hierdoor houden we tijd over om onze klanten en kandidaten nóg sneller aan elkaar te matchen."

"Voor Luba is het een grote tijdbesparing dat de contractverlengingen door de robot worden uitgevoerd. Hierdoor houden we tijd over om onze klanten en kandidaten nóg sneller aan elkaar te matchen."

Ook kunnen robots bijvoorbeeld worden ingezet om bonussen voor medewerkers te berekenen, ziektemeldingen tussen verschillende systemen te synchroniseren, of websites te 'scrapen' naar specifieke kandidaten of vacatures.

RPA implementeren

RPA wordt steeds vaker toegepast bij uitzendorganisaties. Hierin kan je de keuze maken om zelf software aan te schaffen en iemand met kennis hiervan aan te nemen om de robots te bouwen en onderhouden. Een nieuw, interessant alternatief is het afnemen van automatiseringen als een dienst, waarbij de robots in de cloud draaien (Cloud-RPA). Hierbij wordt het hele traject, van het beoordelen welke processen geschikt zijn, het optekenen ervan, het bouwen van de robot en het onderhoud ervan, als een dienst aangeboden voor een vast bedrag per maand. Deze kan makkelijk worden afgezet tegen de besparing dat deze oplevert.

Automatiseren met Cloud-RPA van VionA

VionA biedt als Virtueel Assistent automatiseringen aan als een dienst. Hiervoor gebruikt zij onder andere cloud-RPA technologie. Dit doet zij al voor meerdere uitzendorganisaties, waardoor zij een goed beeld heeft van de vraagstukken die er liggen en waar de grootste besparingen en voordelen voor de organisatie gevonden kunnen worden.

Op onze website staan enkele cases uit de uitzendbranche: