Hoe verloopt een Rpa implementatie?

Wat houdt een Rpa implementatie precies in?

Steeds meer organisaties ontdekken de kracht van automatisering om repeterende taken weg te nemen bij hun medewerkers. Wanneer u overweegt om met softwareobots aan de slag te gaan, is het belangrijk om te begrijpen dat een Rpa implementatie meer is dan alleen het installeren van een stukje software. Het is een zorgvuldig traject dat loopt van een eerste analyse tot het daadwerkelijke beheer na de livegang. Veel ondernemers en operationeel managers vragen zich af hoe zo’n proces er in de praktijk uitziet en waar ze rekening mee moeten houden. Een goed uitgevoerde implementatie zorgt ervoor dat saaie handelingen verdwijnen, zodat collega's zich kunnen richten op werk dat er echt toe doet. In dit artikel nemen we u mee door de verschillende fases van dit traject, zodat u precies weet wat u kunt verwachten op het gebied van doorlooptijd, techniek en de menselijke kant van verandering.

De voorbereiding en analyse van de Rpa implementatie

Een succesvolle Rpa implementatie valt of staat met een grondige voorbereiding. Het is verleidelijk om direct te willen starten met bouwen, maar de ervaring leert dat de analysefase cruciaal is. Hierbij wordt bepaald welke processen daadwerkelijk geschikt zijn voor automatisering. Niet elk proces leent zich hiervoor; taken moeten repeterend, rule-based en gestructureerd zijn. Denk hierbij aan dataverwerking in Excel of het overzetten van gegevens tussen systemen. Een veelgemaakte fout is het automatiseren van een inefficiënt proces. Als de basis niet klopt, automatiseert u slechts de chaos.

Process Mining en workshops

Om de juiste keuze te maken, starten we vaak met workshops of Process Mining. Samen met de process owner – de expert op de inhoud – wordt het huidige proces tot in detail uitgetekend. Waar zitten de knelpunten? Welke uitzonderingen zijn er? Op basis hiervan wordt een Solution Design gemaakt. Dit is de technische blauwdruk van de robot. Door vooraf kritisch te kijken naar de selectiecriteria, voorkomt u dat er tijd wordt gestoken in processen die te complex zijn of te weinig volume hebben om de investering terug te verdienen.

De bouwfase en het testen van de robot

Na de analyse start de technische realisatie van de Rpa implementatie. Het grote voordeel van Robotic Process Automation is dat het fungeert als een digitale laag over uw bestaande IT-landschap heen. De RPA developer configureert de scripts zo dat de robot, net als een menselijke medewerker, gebruikmaakt van de gebruikersinterface van uw applicaties. Er zijn dus geen ingrijpende aanpassingen aan de backend of dure API-koppelingen nodig. Dit maakt de drempel voor het MKB om in te stappen relatief laag en zorgt voor een kortere doorlooptijd.

Testen en livegang

Voordat de robot zelfstandig aan de slag mag, is een uitgebreide testfase noodzakelijk. Tijdens de User Acceptance Testing (UAT) controleren we of de robot alle scenario's, inclusief foutmeldingen, correct afhandelt. Werkt de robot foutloos en is de business case gevalideerd? Dan volgt de livegang. Vanaf dit moment neemt de digitale collega het stokje over. De doorlooptijd van bouw tot livegang varieert doorgaans van enkele weken voor een simpele robot tot enkele maanden voor complexe processen.

Mens en beheer tijdens de Rpa implementatie

Techniek is belangrijk, maar de menselijke factor is minstens zo essentieel bij een Rpa implementatie. Het introduceren van een 'digitale collega' kan vragen oproepen op de werkvloer. Medewerkers zijn soms bang dat hun baan verdwijnt. Goed change management is daarom onmisbaar. Het doel van VionA is altijd om werk leuker te maken, niet om mensen te vervangen. Door saai tikwerk weg te nemen, ontstaat er ruimte voor creativiteit en klantcontact. Betrek medewerkers daarom actief bij het proces en maak ze eigenaar van de robot.

Onderhoud en monitoring

Na de livegang stopt het traject niet. Een robot heeft, net als een auto, onderhoud nodig. Als een applicatie zoals Salesforce of SAP een update krijgt, kan de robot vastlopen. Goed beheer en monitoring zijn daarom vaste onderdelen van een duurzame Rpa implementatie. Door duidelijke afspraken te maken over support en onderhoud, blijft de kwaliteit van het proces gewaarborgd en blijft de efficiency hoog. Zo blijft de technologie voor u werken, in plaats van andersom.

Conclusie over het implementatietraject

Een Rpa implementatie is een gestructureerd proces dat, mits goed uitgevoerd, direct waarde toevoegt aan uw organisatie. Door de fases van analyse, bouw, test en beheer zorgvuldig te doorlopen, minimaliseert u risico's en maximaliseert u de ROI. De terugverdientijd is vaak korter dan een jaar, wat het een zeer pragmatische investering maakt. Het resultaat is niet alleen een efficiënter proces, maar vooral een prettigere werkomgeving waarin medewerkers worden bevrijd van geestdodend werk en zich weer kunnen focussen op hun kerntaken.