RPA center of excellence: Structuur voor groei

Wanneer organisaties starten met robotisering, begint het vaak met een klein, succesvol experiment. Maar zodra er meer processen worden geautomatiseerd, kan er zonder de juiste sturing een wildgroei aan bots ontstaan. Medewerkers verliezen het overzicht en het beheer wordt een dagtaak op zich. Dit is het moment waarop een professioneel Rpa center of excellence (CoE) onmisbaar wordt. Bij VionA geloven we dat technologie werk leuker moet maken, niet complexer. Een goed ingericht CoE zorgt voor de noodzakelijke structuur, borgt de kwaliteit en zorgt dat robotisering schaalbaar blijft. In dit artikel leggen we uit hoe je van losse initiatieven naar een geoliede automatiseringsmachine groeit, zodat jouw team zich kan blijven focussen op wat echt waarde toevoegt.

Wat is een Rpa center of excellence en waarom is het nodig?

Een Rpa center of excellence is geen fysiek gebouw of een logge afdeling, maar een centrale entiteit binnen je organisatie die de regie voert over alle RPA-initiatieven. Het is de plek waar kennis, standaarden en best practices samenkomen. Veel bedrijven lopen tegen het probleem aan dat robots op verschillende afdelingen worden gebouwd zonder onderlinge afstemming, ook wel ‘Shadow IT’ genoemd. Dit brengt risico's met zich mee op het gebied van security en onderhoud.

Structuur aanbrengen in automatisering

Het doel van een Rpa center of excellence is om deze versnippering tegen te gaan. Het definieert hoe robots gebouwd moeten worden, wie ze beheert en hoe we successen meten. Door dit centraal te regelen, voorkom je dat het wiel telkens opnieuw wordt uitgevonden. Het zorgt voor een efficiënte inzet van licenties en herbruikbare code, wat direct bijdraagt aan de ROI. Uiteindelijk zorgt het CoE ervoor dat RPA geen eenmalig IT-project is, maar een strategisch middel om saai en repeterend werk structureel weg te nemen bij jouw medewerkers.

Cruciale rollen binnen het Rpa center of excellence

Om een CoE succesvol te laten draaien, heb je de juiste mensen nodig. Dit betekent niet direct dat je tien nieuwe FTE moet aannemen; vaak worden rollen gecombineerd of ingevuld door bestaande medewerkers met een affiniteit voor procesoptimalisatie. De menselijke kant is hierin net zo belangrijk als de technische kant. Een Rpa center of excellence functioneert namelijk als de brug tussen de business (de werkvloer) en de IT-afdeling. Duidelijke taakverdeling voorkomt dat kennis bij één persoon blijft hangen en zorgt voor continuïteit.

De juiste mensen op de juiste plek

In de basis bestaat het team uit een RPA Sponsor (vaak directie) die zorgt voor draagvlak en budget. De CoE Lead stuurt de dagelijkse operatie aan. Daarnaast zijn er RPA Developers die de robots bouwen en Business Analysts die processen vertalen naar technische vereisten. Een rol die vaak vergeten wordt, is de RPA Controller; deze bewaakt de lopende robots en grijpt in bij incidenten. Door deze rollen helder te definiëren binnen je Rpa center of excellence, creëer je een stabiele omgeving waarin zowel developers als eindgebruikers prettig kunnen samenwerken aan innovatie.

Inrichting en governance van het Rpa center of excellence

Er is geen ‘one size fits all’ benadering voor de inrichting van je governance. De structuur moet passen bij de cultuur en de grootte van jouw organisatie. Een te strikt Rpa center of excellence kan innovatie smoren door bureaucratie, terwijl een te losse structuur leidt tot chaos. Het gaat om het vinden van de balans tussen controle en snelheid. Governance omvat hierbij alles: van coding standards en security-richtlijnen tot de procedure voor het aanvragen van een nieuwe robot.

Kiezen voor een centraal, decentraal of hybride model

Je kunt kiezen voor een volledig gecentraliseerd model, waarbij één team alles doet. Dit is veilig, maar kan een bottleneck vormen. Een decentraal model geeft business units veel vrijheid, maar maakt standaardisatie lastig. In de praktijk zien we bij VionA vaak dat een hybride model het beste werkt. Hierbij stelt het centrale Rpa center of excellence de kaders, standaarden en tools vast, terwijl de business units zelf de flexibiliteit hebben om robots te identificeren en soms zelfs te bouwen. Zo behoud je de kwaliteit (ISO 27001 waardig) zonder de snelheid en het enthousiasme uit de organisatie te halen.

Stappenplan voor een schaalbaar Rpa center of excellence

Het opzetten van een CoE klinkt wellicht als een zware opgave, maar met een pragmatische aanpak is het goed behapbaar. Het begint altijd met een visie: wat willen we bereiken met automatisering? Vervolgens stel je het kernteam samen en kies je de juiste tools. Het is essentieel om klein te beginnen met een pilotproject dat direct waarde toont. Dit bouwt vertrouwen op binnen de organisatie. Een goed Rpa center of excellence groeit organisch mee met het aantal robots.

Van visie naar waardevolle automatisering

Tijdens het opschalen is het belangrijk om KPI’s bij te houden, zoals het aantal uren dat is teruggegeven aan de business en de foutreductie. Maar vergeet ook het verandermanagement niet. Betrek medewerkers bij het proces en laat zien dat robots er zijn om hen te helpen, niet om hen te vervangen. Een Rpa center of excellence dat ook oog heeft voor training en communicatie, zorgt voor een veel hogere adoptiegraad. Zo transformeer je van "we doen iets met RPA" naar een professionele organisatie waar Intelligent Automation en AI de standaard zijn.

Het opzetten van een Rpa center of excellence is de sleutel om van incidentele successen naar structurele bedrijfsgroei te gaan. Het biedt de kaders die nodig zijn om technologie veilig, schaalbaar en efficiënt in te zetten. Door rollen, governance en processen goed in te richten, voorkom je fouten en maximaliseer je de waarde van elke robot. Wil je sparren over hoe zo’n CoE er voor jouw organisatie uit kan zien? Bij VionA helpen we je graag om deze professionaliseringsslag te maken, zodat technologie echt voor je gaat werken.