Wwft in heldere taal: regels en verplichtingen

De Wwft, voluit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, is een cruciale, maar vaak complexe wetgeving voor veel ondernemers in Nederland. Het doel van deze wet is duidelijk: het beschermen van de integriteit van het financiële stelsel door criminele geldstromen tijdig te signaleren. Voor veel bedrijven betekent de Wwft echter een flinke administratieve last en de nodige onzekerheid. Val ik eronder? Wat moet ik precies vastleggen? Hoewel de regels strikt zijn, is naleving essentieel om hoge boetes en reputatieschade te voorkomen. In dit artikel leggen we in heldere taal uit wat de verplichtingen zijn, hoe het cliëntenonderzoek werkt en hoe je compliant blijft zonder dat je verdrinkt in het papierwerk.

De reikwijdte van de Wwft: voor wie geldt de wet?

Een veelgestelde vraag is op wie de wet nu precies van toepassing is. De Wwft beperkt zich niet alleen tot banken en grote financiële instellingen. De wet wijst specifieke 'instellingen' aan die verplicht zijn om cliëntenonderzoek te doen en ongebruikelijke transacties te melden. Tot deze groep behoren onder andere accountants, belastingadviseurs, advocaten, notarissen, makelaars en taxateurs. Ook domicilieverleners en trustkantoren vallen onder de directe werking van de Wwft. Het is belangrijk om te weten dat de wet dynamisch is; zo vallen tegenwoordig ook aanbieders van cryptodiensten onder het toezicht.

Handelaren en contante betalingen

Naast de dienstverlenende sector is er een specifieke regelgeving voor handelaren in goederen. Verkoop je bijvoorbeeld voertuigen, kunst, antiek of juwelen? Dan krijg je met de Wwft te maken zodra er sprake is van een contante betaling van €10.000 of meer. Dit geldt ook als dit bedrag in termijnen wordt betaald via gekoppelde transacties. Voor deze ondernemers is het essentieel om alert te zijn, aangezien contant geld een bekende methode is om de herkomst van crimineel vermogen te verhullen. Weet je niet zeker of jouw bedrijfsactiviteiten onder de wet vallen? Raadpleeg dan altijd de specifieke leidraden van de toezichthouders zoals het Bureau Toezicht Wwft.

Het Wwft-cliëntenonderzoek en de UBO

De kern van de wetgeving draait om het kennen van je klant, ook wel Customer Due Diligence (CDD) genoemd. Voordat je een zakelijke relatie aangaat of een incidentele transactie uitvoert, moet je weten met wie je zakendoet. Dit proces begint met het identificeren van de cliënt en het verifiëren van diens identiteit aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Maar het cliëntenonderzoek gaat verder dan alleen een paspoortcontrole. Je moet de aard en het doel van de zakelijke relatie vaststellen en inschatten welk risico de klant met zich meebrengt. Is er sprake van een laag risico, bijvoorbeeld bij overheidsinstanties, dan volstaat vaak een vereenvoudigd onderzoek. Bij een hoger risico is verscherpt onderzoek verplicht.

Uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) vaststellen

Een complex onderdeel van het Wwft-onderzoek is het achterhalen van de 'Ultimate Beneficial Owner', oftewel de UBO. Dit is de natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Volgens de regels is dit iemand die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het economisch eigendom bezit. Het is verplicht om de identiteit van de UBO te verifiëren en vast te leggen in je dossier. Soms is de bedrijfsstructuur zo ondoorzichtig dat er geen duidelijke UBO aan te wijzen is; in dat geval moet een hoger leidinggevende als 'pseudo-UBO' worden aangemerkt. Vergeet niet dat organisaties hun UBO's ook moeten registreren in het UBO-register bij de KvK, en dat Wwft-instellingen een terugmeldplicht hebben bij afwijkingen.

Risico’s, meldingen en toezicht binnen de Wwft

Het niet naleven van de Wwft brengt serieuze risico's met zich mee. Toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), het Bureau Financieel Toezicht (BFT) en de Belastingdienst controleren streng op compliance. Overtredingen kunnen leiden tot forse bestuurlijke boetes die, afhankelijk van de ernst en de omzet, in de miljoenen kunnen lopen. Daarnaast is er het risico op strafrechtelijke vervolging wegens schuldwitwassen en tuchtrechtelijke maatregelen voor beroepsgroepen zoals notarissen en advocaten. Nog los van de financiële consequenties, kan de reputatieschade voor jouw kantoor desastreus zijn als blijkt dat je betrokken bent geweest bij witwassen of terrorismefinanciering.

Wanneer moet je een transactie melden?

Een essentieel onderdeel van de wet is de meldplicht bij FIU-Nederland. Je moet een transactie melden als deze 'ongebruikelijk' is. Hiervoor gelden subjectieve en objectieve indicatoren. Een objectieve indicator is bijvoorbeeld een transactie boven een bepaald grensbedrag (vaak €10.000 of €15.000) of een transactie met een hoog-risicoland. Subjectieve indicatoren zijn lastiger; hierbij moet je varen op je eigen professionele oordeel. Als je "aanleiding hebt om te veronderstellen" dat een transactie verband houdt met witwassen of terrorismefinanciering, ben je verplicht dit te melden. Twijfel je? Raadpleeg dan de leidraden van de FIU of schakel juridisch advies in, want het onterecht niet melden is strafbaar.

Wwft-processen efficiënter inrichten

Voor veel ondernemers voelt de Wwft als een administratieve tijger die afleidt van het echte werk. Het handmatig controleren van paspoorten, het uitpluizen van bedrijfsstructuren voor de UBO-check en het monitoren van transacties kost veel tijd. Bovendien is mensenwerk foutgevoelig. Gelukkig bieden moderne technologieën uitkomst om deze processen niet alleen sneller, maar ook veiliger te maken. Door slimme automatisering in te zetten, kun je repeterende taken binnen het cliëntenonderzoek stroomlijnen. Denk hierbij aan het automatisch checken van cliënten tegen actuele sanctielijsten en PEP-lijsten (Politically Exposed Persons).

De rol van RPA en AI in compliance

Technologieën zoals RPA (Robotic Process Automation) en AI (Artificial Intelligence) kunnen een groot deel van de bewijslast en dossieropbouw overnemen. Een softwareoplossing kan bijvoorbeeld automatisch periodieke checks uitvoeren of signaleren wanneer een ID-bewijs verloopt. Hierdoor verklein je de kans op menselijke fouten en weet je zeker dat je dossier altijd op orde is voor een eventuele audit. Het doel is niet om de menselijke expertise te vervangen—de uiteindelijke risico-inschatting blijft vaak mensenwerk—maar om de saaie, repeterende data-verzameling weg te nemen. Zo voldoe je aan de Wwft-verplichtingen zonder dat het ten koste gaat van je werkplezier of kostbare tijd.

Conclusie

De Wwft is een uitgebreide wet die vraagt om zorgvuldigheid en alertheid van veel verschillende beroepsgroepen. Of je nu makelaar, accountant of handelaar bent, het kennen van je klant en het monitoren van transacties is geen keuze, maar een wettelijke verplichting. Hoewel de regels complex lijken en de administratieve last hoog kan zijn, is compliance essentieel voor de continuïteit van je onderneming. Door goed op de hoogte te zijn van de risico's, de juiste procedures te volgen en waar mogelijk processen te automatiseren met behulp van AI en RPA, blijft de Wwft beheersbaar. Zo draag je bij aan een integer financieel stelsel, terwijl je zelf efficiënt kunt blijven ondernemen.